Asian Identity

AI NEWSLETTER Vol.47 “หน่วยงานของคุณทำงานแบบ Agile หรือไม่” – MAY , 2021

23 พ.ค..2021

จดหมายข่าวฉบับที่ 47 นี้ ขอยกแนวคิดเกี่ยวกับคำว่า “Agile (คล่องแคล่ว ว่องไว)” มาคุยกันนะครับ เดิมที Agile คือ แนวคิดซึ่งเป็นที่รู้จักกันในวงการพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่ผมมองว่า ปัจจุบันเราน่าจะสามารถนำแนวคิดข้างต้นมาใช้ในวงการธุรกิจประเภทอื่น ๆ ได้ด้วย ไม่จำเป็นต้องจำกัดไว้ใช้กับโปรเจคสาย IT เพียงอย่างเดียว

“หน่วยงานของคุณทำงานแบบ Agile หรือไม่”

Agile คืออะไร
หากแปลตรงตัว คำว่า Agile สื่อความหมาย “คล่องแคล่ว” “ว่องไว” Agile Development คือ วิธีการพัฒนาโปรเจคแบบหนึ่งซึ่งใช้กันในวงการพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์ หมายถึงการแบ่งซอฟต์แวร์หนึ่งเป็นหน่วยเล็ก ๆ แล้วพัฒนาด้วยการทดสอบและใช้งานทีละนิดไปเรื่อย ๆ ไม่มองระบบซอฟต์แวร์นั้นเป็นหน่วยหรือกลุ่มก้อนใหญ่ ๆ เพียงหน่วยเดียว

คำศัพท์ภาษาอังกฤษที่สื่อความหมายว่า “เร็ว” นั้นมีหลายคำ ทั้งนี้ แต่ละคำก็จะมีความหมายแตกต่างกันเล็กน้อย ในขณะที่คำว่า Speedy หรือ Rapid สื่อถึงระดับความรวดเร็ว คำว่า Agile สื่อถึงความคล่องแคล่ว กระฉับกระเฉง เมื่อนำคำว่า Agile มาใช้กับองค์กรธุรกิจทั่วไป คำนี้น่าจะหมายถึง “การมองเห็นและปฏิบัติการเพื่อรับมือกับความเปลี่ยนแปลงอย่างมีไหวพริบและทันท่วงที”

ทำไมต้อง Agile?
ที่เราต้อง Agile นั้น เป็นเพราะว่าการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมในยุคนี้เกิดขึ้นอย่างโกลาหล อย่างที่ทุกท่านน่าจะเห็นกันอยู่

วิกฤตโควิดไม่จบสิ้นเสียทีแม้เวลาจะผ่านมาเกิน 1 ปีแล้ว ตั้งแต่เกิดการกระบาดครั้งแรก นอกจากนี้ พอเริ่มมีการคลี่คลายการล็อกดาวน์ ก็เกิดการระบาดระลอกใหม่ขึ้นอีก จึงยังต้องใช้ชีวิตอย่างมีข้อจำกัดกันต่อไป ท่ามกลางภาวะเช่นนี้ การคาดการณ์สถานการณ์ครึ่งปีต่อจากนี้ หรือคาดการณ์แค่ 3 เดือนต่อจากนี้ ก็อาจจะไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย

ในเวลาเช่นนี้ องค์กรทั้งหลายควรให้ความสำคัญกับสิ่งใด

ผมคิดว่า อันดับแรก คือ “การสันนิษฐานว่า จะเกิดเหตุการณ์ในรูปแบบใดได้บ้างแล้วเตรียมตัวให้พร้อม” กล่าวคือ การวางแผนรับมืออย่างไม่กระวนกระวาย ทั้งในกรณีที่วิกฤตโควิดสิ้นสุดลง และกรณีที่โควิคยังอยู่กับเราต่อไป เมื่อรู้แล้วว่า ตนพร้อมรับมือไม่ว่ากรณีไหนก็ตาม คนเราก็จะสามารถทำงานได้อย่างอุ่นใจ สมมุติว่า วิกฤตนี้สิ้นสุดลงเร็วกว่าที่เราคาดไว้ ก็ถือว่าเป็นโชคดีของเราทุกคน

 

“ลองทำหลาย ๆ อย่าง” หลังจากประมาณการณ์ว่า อนาคตจะเป็นอย่างไร

ขณะนี้ คือ ช่วงเวลาแห่งการ “ทดลองทำสิ่งต่าง ๆ” ไม่ว่าจะเป็น การริเริ่มธุรกิจใหม่ พัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ส่งเสริม DX (Digital Transformation) ภายในองค์กร เป็นต้น พอลองแล้วอาจจะพบว่า สิ่งนั้นไม่ใช่สิ่งที่ถูกต้อง หรือไม่ใช่สิ่งที่ควรทำ เมื่อถึงตอนนั้น ก็ควรปรับเปลี่ยน หรือหยุดทำสิ่งนั้นโดยไม่ต้องกลัวจะถูกมองว่า นโยบายไม่คงเส้นคงวา

การลองผิดลองถูกอย่างคล่องแคล่วซ้ำแล้วซ้ำเล่านั้น เป็นการเรียนรู้ และเพิ่มระดับประสบการณ์ของคนในองค์กร ทำให้สามารถเข้าใกล้ความสำเร็จได้ แม้ในยามที่สถานการณ์ไม่แน่นอนก็ตาม

ทั้งนี้ การจะลองผิดลองถูกแบบที่กล่าวข้างต้นนั้น หากใช้ระบบการกำกับหรือสั่งงานแบบเดิม ๆ เหมือนที่ผ่านมา ก็อาจจะล้มเหลวได้ นั่นเป็นเพราะว่า ขณะนี้องค์กรกำลังอยู่ใน “ยามศึก” ไม่ใช่ “ภาวะปกติ” แต่อย่างใด

ปัจจุบัน ความเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่อาจคาดเดาปลายทางได้เลย ราวกับพวกเราอยู่ท่ามกลางสงคราม ในช่วงเวลาเช่นนี้ หากไม่ยกระดับความสามารถในการขับเคลื่อนองค์กรเอาไว้แต่เนิ่น ๆ ก็อาจจะเกิดการเสียเวลา หรือเกิดงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ทำอย่างไรองค์กรจึงจะ Agile?
ผมขอแนะนำ 3 ประเด็นที่จะทำให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนได้อย่างคล่องแคล่วว่องไว (Agile)

 1. สร้างหน่วยงานขนาดเล็กซึ่งเป็นการรวมบุคลากรข้ามสายงาน

เวลาจะริเริ่มทำอะไรใหม่ ๆ นั้น หน่วยงานที่เป็นผู้ปฏิบัติการไม่ควรมีขนาดใหญ่ หน่วยงานแบบ Agile นั้นจะมีขนาดเล็กเท่าที่จะเล็กได้ เช่น ถ้าจะ “เริ่มโปรเจคส่งเสริม DX” ก็ให้ตัวแทนหนึ่งคนจากแต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องมาเป็นผู้ดูแลงาน ไม่ควรต้องมีใครที่ทำหน้าที่ซ้ำกัน อาจจะเลือกมาเพียงหนึ่งคนจากแผนกขาย หนึ่งคนจากแผนกพัฒนา หนึ่งคนจากแผนกเทคนิค เป็นต้น

นอกจากนี้ หน่วยงานแบบ Agile มักจะใช้หลักการ “ไม่มีผู้รับผิดชอบแต่มีผู้ทำหน้าที่” เนื่องจากเป็นหน่วยงานที่ก่อตั้งขึ้นเพื่อทำสิ่งใหม่ ๆ ดังนั้น ย่อมเกิดภาระงานซึ่งคาบเกี่ยวหลายแผนกและไม่สามารถแบ่งแยกได้อย่างชัดเจนว่า เป็นของส่วนไหน รวมทั้งภาระงานซึ่งไม่รู้ว่า ควรอยู่ในความรับผิดชอบของใคร สมาชิกในหน่วยงานนี้ควรทำความเข้าใจประเด็นข้างต้นไว้ล่วงหน้า จากนั้นก็ดำเนินงานโดยปรึกษาสมาชิกที่มีส่วนเกี่ยวข้องไปพร้อมกัน

แนวคิด “Self -organization” หมายถึง การที่สมาชิกในหน่วยงานเริ่มปฏิบัติงานโดยมีความเข้าใจร่วมกันว่า หน่วยงานนี้ คือ หน่วยงานที่ตัวสมาชิกปฏิบัติภารกิจเพื่อประโยชน์ของตนเอง ไม่ใช่หน่วยงานที่สมาชิกคอยรับคำสั่งจากผู้อื่นแต่อย่างใด

 2. “Scrum” และ “Scrum Master”

“Scrum” เป็นแนวคิดซึ่งมีชื่อเสียงในวงการ Agile Development เดิมที “Scrum” คือคำที่ใช้ในกีฬารักบี้ หมายถึง การที่สมาชิกแต่ละทีมกอดคอกันเป็นกลุ่มก้อนแล้วผลักดันอีกทีม กล่าวคือ การที่สมาชิกทุกคนในหน่วยงานจะมารวมตัวกันทันที (แบบออนไลน์ก็ได้) หันหน้าเข้าหากัน ปรึกษากัน แล้วแก้ไขปัญหาหากเกิดความจำเป็น

ถ้าเป็นหน่วยงานทั่วไป เมื่อมีเรื่องต้องปรึกษากัน ก็อาจจะ “รอมาคุยกันในการประชุมประจำสัปดาห์ (หรือเดือน) ครั้งต่อไป” แต่หน่วยงานแบบ Agile ซึ่งเน้นความรวดเร็วนั้น สมาขิกจะมารวมตัวกันทันที พูดคุย และหาทางออกทันที ถ้าหัวหน้างานต้องเข้ามามีส่วนร่วมด้วย ก็จะติดต่อหัวหน้างาน และขอให้หัวหน้างานตัดสินใจทันที

ในสถานการณ์ข้างต้นนี้ ตัวละครที่เราจำเป็นต้องมีก็คือ “Scrum Master” กล่าวคือ ผู้ส่งเสริมการทำ Scrum ซึ่งทำหน้าที่ชักจูงให้สมาชิกออกความเห็น และสรุปประเด็น เป็นต้น เนื่องจากหน่วยงานพิเศษที่ตั้งขึ้นนี้ สมาชิกรวมตัวกันข้ามแผนก จึงไม่มีอำนาจตัดสินใจเด็ดขาด และอาจจะต้องการตรวจสอบทบทวนกับผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจก่อน ส่งผลให้ไม่ได้ข้อสรุปจากการอภิปราย Scrum Master จึงเป็นคนสำคัญ เนื่องจากเป็นคนบริหารจัดการให้การทำงานเป็นไปอย่างไม่ติดขัด

 3. การกล้าที่จะให้ Feedback

กล่าวกันว่า “การกล้าที่จะให้ Feedback ” คือปัจจัยสำคัญสำหรับหน่วยงานแบบ Agile ถ้าสิ่งที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ไม่ถูกต้อง ก็จำเป็นต้องแก้ไขทันที ใครคนหนึ่งในหน่วยงานต้องกล้าที่จะพูดออกมาโดยไม่ต้องเกรงใจกันและกัน ทั้งนี้ ถ้าไม่วางรากฐานให้หน่วยงานมีวัฒนธรรม “การยินดีกับนโยบายที่ไม่คงเส้นคงวา” อย่างที่กล่าวไว้ในตอนต้น ก็อาจจะเป็นเรื่องยากที่ใครคนหนึ่งจะกล้าให้ Feedback

นอกจากนี้ ถ้าภายในหน่วยงาน มีการใช้อำนาจแบบไม่โปร่งใส หรือมีปัญหาด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ปัจจัยข้างต้นก็จะยิ่งขัดขวางไม่ให้คนกล้าที่จะให้ Feedback ด้วยเหตุนี้ จึงควรกำหนดว่า “หน่วยงานนี้ยินดีต้อนรับทุกความเห็น โดยเฉพาะความเห็นที่ต้องใช้ความกล้าหาญในการบอกกล่าว” รวมทั้งบอกกล่าวสมาชิกในหน่วยงานให้ทราบอย่างชัดเจนถึงกติกาพื้นฐาน (คำมั่นสัญญาที่ทุกคนในทีมจะให้ความสำคัญ) ข้างต้นด้วย

ทั้งหมดนี้ก็คือเรื่องราวเกี่ยวกับหน่วยงานแบบ Agile เดิมที คำนี้เป็นคำศัพท์ที่ใช้ในวงการ IT จึงอาจจะมีหลายท่านที่ไม่คุ้นเคยนัก แต่ในปัจจุบันไม่ว่าจะทำธุรกิจในวงการใดก็ตาม องค์กรต่าง ๆ ก็กำลังปรับตัวให้เข้ากับยุคดิจิตอล ยิ่งมาเจอสถานการณ์โควิดในปัจจุบันด้วย บริษัททุกแห่งก็น่าจะยิ่งจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนตนเองให้สามารถทำงานแบบ Agile ได้

ขอจบจดหมายข่าวฉบับนี้ไว้เพียงเท่านี้ ขอขอบคุณคุณผู้อ่านทุกท่าน คุณสามารถเรียนรู้เทคนิคเหล่านี้ได้ในคอร์สสัมมนาด้านภาวะผู้นำและการบริหารจัดการซึ่งจัดขึ้นโดยทีมงาน Asian Identity โดยคุณสามารถตรวจสอบกำหนดการจัดสัมมนาของเรา หรือสอบถามรายละเอียดการสัมมนาจากพวกเราได้เสมอครับ
>> https://asian-identity.com/hr-egg-th/event

———

*ฉบับภาษาญี่ปุ่นอยู่ตรงนี้ครับ ถ้าเป็นไปได้ ขอให้คุณผู้อ่านแชร์จดหมายข่าวนี้ให้แก่คนรู้จักหรือเพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นด้วยครับ
>> https://asian-identity.com/hr-egg-jp/newsletter/may-2021

*“สู้สู้ พิมพ์ เล่ม 2” หนังสือสำหรับเรียนรู้ภาวะการเป็นผู้นำผ่านการ์ตูนแนวญี่ปุ่นได้ออกวางจำหน่ายแล้ว คุณสามารถสั่งซื้อโดยคลิกด้านล่างนี้

ฉบับภาษาไทย: http://www.mebmarket.com/index.php?action=BookDetails&data=YToyOntzOjc6InVzZXJfaWQiO3M6NzoiNDQ5NjM4MCI7czo3OiJib29rX2lkIjtzOjY6IjEzNTg4MSI7fQ

ฉบับภาษาญี่ปุ่น: http://bit.do/fLSJc

 

Credit:
Picture by katemangostar from freepik
Photo by Olya Kobruseva from Pexels
Photo by Andrea Piacquadio from Pexels
Photo by Leon from Unsplash

 

[content_block id=1898 title=yes title_tag=h3]