Asian Identity

AI NEWSLETTER Vol.50 “เลื่อนตำแหน่งผู้จัดการตามแนวคิด Graduation หรือ Admission ดี?” – MAR, 2022

23 มี.ค..2022

สำหรับจดหมายข่าวฉบับที่ 50 นี้ ขอเสนอประเด็นเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งผู้จัดการ “เราควรดำเนินการตามแนวคิด Graduation หรือ Admission ดี?”

“เลื่อนตำแหน่งผู้จัดการตามแนวคิด Graduation หรือ Admission ดี?”

“การที่ผู้จัดการไม่สามารถสร้างผลงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ” คือ ประเด็นหนึ่งที่ทำให้องค์กรหลายแห่งต้องกุมขมับ
 “บริษัทเรามีผู้จัดการที่ยังมีความสามารถไม่เพียงพอ และเป็นตัวอย่างที่ไม่ค่อยดีให้แก่คนรอบข้าง เราควรจะทำอย่างไรดี” นี่เป็นคำถามที่พบบ่อยในงานสัมมนาต่าง ๆ ของทาง Asian Identity คิดว่าน่าจะเป็นประเด็นที่ทำให้องค์กรหลายแห่งรู้สึกกังวลใจไม่น้อย

ผู้จัดการนั้น เปรียบได้กับเสาหลักขององค์กร ถ้าผู้ที่อยู่ในตำแหน่งดังกล่าวมีคุณสมบัติที่ไม่เหมาะสม ก็มักจะส่งผลเสียต่อองค์กรเป็นอย่างยิ่ง นอกจากแรงจูงใจในการทำงานที่อาจจะลดลงแล้ว สมาชิกในทีมดังกล่าวก็จะไม่พยายามอย่างเต็มที่ (คิดว่า “ทำแค่นี้ก็น่าจะพอแล้ว”) เพราะยึดเอาพฤติกรรมของผู้จัดการตนเองเป็นตัวอย่าง ที่แย่ที่สุดก็คือ ผู้จัดการประเภทนี้อาจจะไม่แจ้งข้อมูลการทำงานภายในแผนกของตนให้แก่ฝ่ายบริหาร และอาจจะนำมาซึ่งปัญหาครั้งใหญ่ได้ในท้ายที่สุด

ถ้าเป็นที่อเมริกาหรือสิงคโปร์ คนกลุ่มนี้มักจะถูกเลิกจ้างโดยผ่านกระบวนการตามปกติ แต่ในประเทศไทย การเลิกจ้างก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายไม่น้อยอย่างที่ทุกท่านน่าจะทราบกันดี นอกจากนี้ ถ้าไม่ได้รับความยินยอมจากเจ้าตัว องค์กรก็ไม่สามารถลดตำแหน่งหรือเงินเดือนของพนักงานได้

ด้วยเหตุนี้ องค์กรจึงต้องปล่อยให้ผู้จัดการซึ่งไม่มีศักยภาพเพียงพออยู่ในองค์กรต่อไป ส่งผลให้เหล่าผู้บริหารทั้งหลายต้องกุมขมับอยู่เรื่อยไป

Graduation Style และ Admission Style
ทำไมบุคลากรกลุ่มนี้ถึงได้รับการเลื่อนตำแหน่งขึ้นมาเป็นผู้จัดการ? เพื่อทำความเข้าใจประเด็นข้างต้น ผมขออธิบายแนวคิด 2 ประการเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่ง กล่าวคือ แนวคิดแบบ Graduation Style และ Admission Style

“แนวคิดแบบ Graduation Style” คือ การให้พนักงานเลื่อนตำแหน่งเมื่อสามารถปฏิบัติตามเงื่อนไขด้านการทำงานในระดับปัจจุบันได้สำเร็จ คนที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งขึ้นเป็นผู้จัดการก็คือ คนที่สามารถปฏิบัติงานในระดับก่อนหน้าได้ตามที่องค์กรคาดหวัง เช่น สามารถเป็น Leader ที่ดีได้ องค์กรจึงพิจารณาให้เลื่อนสู่ระดับที่สูงขึ้น

ในทางกลับกัน  “แนวคิดแบบ Admission Style” คือการที่องค์กรตัดสินใจเลื่อนตำแหน่งให้แก่พนักงานคนหนึ่งเมื่อเห็นว่า เขาน่าจะสามารถปฏิบัติงานในระดับที่สูงกว่าเดิมได้ เท่ากับว่า ต่อให้บุคคลหนึ่งสามารถปฏิบัติงานในฐานะ Leader ได้ดี ก็ไม่ได้หมายความว่า เขาจะปฏิบัติงานในฐานะผู้จัดการได้ดีด้วย หากพนักงานคนหนึ่งสามารถปฏิบัติงานในปัจจุบันได้ดี ก็จะมีสิทธิ์ในการได้รับตำแหน่งที่สูงขึ้น แต่ก็ไม่ได้หมายความว่า จะได้รับการเลื่อนขั้นโดยอัตโนมัติ

วัฒนธรรมการเลื่อนตำแหน่งในสังคมไทยและญี่ปุ่นนั้นยังค่อนข้างเป็นไปตามระดับความอาวุโส องค์กรจำนวนมากมักจะเลื่อนตำแหน่งให้พนักงานโดยมองเสมือนว่าเป็น “การจบการศึกษาในขั้นปัจจุบัน (Graduation)” เมื่อเลื่อนตำแหน่งตามแนวคิด “Graduation Style” องค์กรจะตัดสินใจโดยดูจาก “ผลงานในปัจจุบัน” การแสดงความเห็นคัดค้านเป็นไปได้ค่อนข้างยาก เรียกว่าเป็นข้อดีของสไตล์นี้ เนื่องจากเป็นระบบการเลื่อนตำแหน่งที่สามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น

แต่ในกรณีที่การเลื่อนตำแหน่งส่งผลให้พนักงานต้องเปลี่ยนแปลงหน้าที่ของตนไปอย่างมาก เช่น การเลื่อนขึ้นเป็นผู้จัดการ องค์กรอาจจะไม่สามารถประเมินได้อย่างมีประสิทธิภาพว่า พนักงานมีความเหมาะสมกับตำแหน่งใหม่มากน้อยพียงใด ส่งผลให้เกิดกลุ่มบุคลากรที่ไม่สามารถสร้างผลงานได้ตามที่องค์กรคาดหวัง นี่คือข้อเสียของแนวคิดแบบ Graduation Style เนื่องจากองค์กรไม่ได้ประเมินว่า พนักงานมีคุณสมบัติที่เหมาะจะดำรงตำแหน่งผู้จัดการหรือไม่ ก็ย่อมเป็นเรื่องธรรมดาที่จะมีบางคนซึ่งไม่สามารถแสดงผลงานได้ตามที่คาดหวัง

เมื่อเศรษฐกิจอยู่ในช่วงขาขึ้น องค์กรก็มักจะเติบโตตามไปด้วย จึงยังพอมีที่ทางให้คนกลุ่มนี้ปฏิบัติงานอยู่ในองค์กร แต่เมื่อเศรษฐกิจเกิดการชะงักตัว องค์กรก็ต้องปรับตัวตามไปด้วย ในการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง หากไม่คัดเลือกคนอย่างรัดกุม องค์กรก็จะมีผู้จัดการจำนวนมากเกินไป ส่งผลให้ไม่สามารถแบ่งสรรค่าตอบแทนได้อย่างมีประสิทธิภาพ และอาจจะทำให้บุคลากรที่มีศักยภาพสูงลาออกจากองค์กร

การที่องค์กรมองว่า “พนักงานคนหนึ่งตั้งใจทำงานมาตลอด ก็เลยเลื่อนตำแหน่งให้เขา” เป็นแนวคิดแบบ Graduation Style แต่มีองค์กรจำนวนมากที่จำเป็นต้องละทิ้งแนวคิดการเลื่อนตำแหน่งให้พนักงานที่ทำงานมานานหลายปี และเปลี่ยนมาใช้แนวคิด “Admission Style” แทน

วิธีการเลื่อนตำแหน่งตามแนวคิด Admission Style
เราควรริเริ่มระบบการเลื่อนตำแหน่งตามแนวคิด Admission Style อย่างไรดี? โดยทั่วไปแต่ละองค์กรน่าจะจำเป็นต้องดำเนินการดังนี้

①   กำหนดคำนิยามของงานในแต่ละระดับ (เกรด)

②   มอบหมายให้พนักงานได้มีโอกาสปฏิบัติงานในระดับที่สูงกว่าเกรดปัจจุบันของตน 

③   ให้หัวหน้างาน Feedback พนักงานเพื่อบอกถึงประเด็นที่พนักงานควรพัฒนตนเอง 

④   จัดการทดสอบเพื่อเลื่อนตำแหน่งพนักงาน

 

① อันดับแรกคือการกำหนดคำนิยามของงานในแต่ละระดับหรือแต่ละเกรด เป็นที่แน่นอนว่า ถ้าไม่มีการระบุว่า งานในแต่ละเกรดมีความหมายอย่างไร เราก็ย่อมไม่รู้ว่า องค์กรคาดหวังให้พนักงานในแต่ละเกรดปฏิบัติงานอย่างไร เมื่อไม่มีสิ่งที่เป็นเกณฑ์การประเมิน ก็เป็นเรื่องธรรมดาที่จะไม่สามารถตัดสินใจได้ว่า ใครเหมาะจะได้รับการเลื่อนตำแหน่ง ดังนั้น คำนิยามของงานในแต่ละเกรดจึงเป็นสิ่งที่แต่ละองค์กรจำเป็นต้องมี

ทั้งนี้ กรณีที่กำหนดเกรดการทำงานโดยอ้างอิงจากความสามารถ ก็ควรขึ้นต้นคำนิยามด้วยคำว่า “สามารถ…” กรณีที่กำหนดเกรดการทำงานโดยอ้างอิงจากเนื้อหางาน ก็ควรขึ้นต้นคำนิยามด้วยคำกริยาโดยตรง คำนิยาม 2 ประเภทนี้อาจจะแตกต่างกันในเชิงความหมาย แต่ในกรณีส่วนใหญ่ ก็จะถูกนำมาใช้งานจริงในลักษณะที่ไม่ต่างกันนัก

 

② นอกจากนี้ องค์กรควรมอบหมายให้พนักงานได้มีโอกาสปฏิบัติงานในระดับที่สูงกว่าเกรดของตน ขั้นตอนนี้จะส่งผลให้พนักงานได้รับมอบหมายให้ทำงานในระดับที่เกินกว่าเกรดในปัจจุบันของตน องค์กรจึงจำเป็นต้องอธิบายให้พนักงานเข้าใจด้วยว่า นี่คือโอกาสที่จะต่อยอดไปสู่การเลื่อนตำแหน่ง กรณีที่มอบหมายงานโดยไม่อธิบายให้พนักงานเข้าใจ พนักงานอาจจะมองว่า ตนถูกกดดันให้ทำงานที่ยากเกินตัว ดังนั้น องค์กรจึงควรจะสื่อสารว่า องค์กรคาดหวังว่า พนักงานคนดังกล่าวจะเลื่อนตำแหน่งขึ้นเป็นผู้จัดการในอนาคต

 

③ เมื่อทำการประเมินผลงาน ผู้ประเมินก็ควรถือโอกาสบอกกับพนักงานด้วยว่า เขายังมีจุดไหนที่ควรพัฒนาหากเขาต้องการได้รับการเลื่อนตำแหน่ง ทั้งนี้ องค์กรจะยังประเมินพนักงานดังกล่าวโดยอ้างอิงคำนิยามของเกรดในปัจจุบัน ขั้นตอนนี้คือขั้นตอนการพัฒนาบุคลากรซึ่งมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง หลายครั้งที่บุคลากรตั้งใจทำงานเป็นอย่างดีในฐานะพนักงานคนหนึ่ง แต่หากมองจากจุดยืนของคนเป็นผู้บริหาร เขายังคงมีข้อบกพร่องในบางส่วน การที่องค์กรมองเห็นถึงข้อบกพร่องนั้น และเข้าไปมีส่วนในการปรับปรุงพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน คือขั้นตอนการส่งเสริมให้พนักงานได้รับการเลื่อนตำแหน่งในอนาคต

 

④ องค์กรที่จัดการทดสอบเพื่อเลื่อนตำแหน่งนั้นมีมากขึ้นเรื่อย ๆ ขั้นตอนข้างต้นอาจจะยุ่งยากก็จริง แต่ผมคิดว่า เป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพเป็นอย่างยิ่ง องค์กรเชื้อสายญี่ปุ่นนั้นจัดทดสอบแบบข้อเขียนกันมาอย่างยาวนาน แต่การทดสอบประเภทนี้ไม่สามารถวัดระดับทักษะการบริหารจัดการได้เสมอไป จึงเสื่อมความนิยมไปเรื่อย ๆ ในช่วงที่ผ่านมา

ในทางกลับกัน วิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบันคือ การสอบสัมภาษณ์โดยผู้สัมภาษณ์จะตั้งคำถามเพื่อให้ผู้เข้าสัมภาษณ์แสดงความสามารถในการตัดสินใจ หรือการทดสอบโดยองค์กรให้ผู้เข้าสัมภาษณ์วิเคราะห์ปัญหาหนึ่งและนำเสนอผลงาน คนที่สอบตกในปีนี้จะยังมีโอกาสเข้าสอบในปีถัดไปหากได้รับคะแนนประเมินผลงานที่ดี วิธีการเหล่านี้อาศัยเวลาในการคัดเลือก แต่ผมขอแนะนำให้คุณผู้อ่านลองนำไปใช้ เนื่องจากเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการประเมินทักษะการบริหารจัดการ

นอกจากนี้ จะเป็นการดีเป็นอย่างยิ่ง หากแต่ละองค์กรลองนำวิธีการข้างต้นมาผสานกัน และปรับเปลี่ยนมาเลื่อนตำแหน่งตามแนวคิด Admission Style แทน

ทำอย่างไรกับคนที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งตามแนวคิด Graduation Style ไปแล้ว
สุดท้ายนี้ ผมขอกลับไปยังประเด็นที่ผมกล่าวถึงในตอนต้น เราจะทำอย่างไรกับคนที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้จัดการตามแนวคิด Graduation Style ไปแล้ว?

เมื่อการเลิกจ้างหรือลดตำแหน่งไม่ใช่เรื่องง่าย วิธีจัดการที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุด น่าจะเป็นวิธีดั้งเดิม กล่าวคือ ประเมินผลงานพนักงานอย่างเคร่งครัด และทำให้พนักงานตระหนักถึงจุดที่ตนยังทำได้ไม่ดีพอ แน่นอนว่าในด้านการปรับขึ้นเงินเดือน ก็ให้อยู่ในระดับที่ต่ำที่สุดด้วย กรณีที่ผลงานไม่เป็นที่น่าพึงพอใจมาก องค์กรสามารถพิจารณาไม่ปรับขึ้นเงินเดือนได้ เป็นการกระทำที่ไม่ขัดต่อกฎหมาย

แต่ที่สำคัญคือ องค์กรต้องอธิบายผลการประเมินข้างต้นอย่างจริงจังต่อหน้าอีกฝ่าย หลายองค์กรมักจะกลัวการต่อต้านจากผู้จัดการที่เป็นปัญหา จึงพยายามหลีกเลี่ยงที่จะให้ Feedback แต่การไม่เผชิญหน้าอาจส่งผลให้ปัญหาเลวร้ายยิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้ องค์กรจึงควรแจ้งผลการประเมิน และให้ Feedback เพื่อกระตุ้นให้พนักงานพัฒนาตนเอง

กรณีที่พนักงานมีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมแก่การเป็นผู้จัดการ องค์กรก็ไม่ควรให้เขามีลูกน้องในสังกัด องค์กรสามารถยับยั้งผลเสียที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กรได้ด้วยการจำกัดอำนาจการสั่งงานและสิทธิ์การประเมินผลงาน โดยไม่ต้องลดตำแหน่งผู้จัดการคนดังกล่าว

การดำเนินการข้างต้นเป็นเรื่องน่าลำบากใจไม่น้อย สร้างความตึงเครียดอย่างหนักให้แก่ทั้งสองฝ่าย แต่ถ้าในองค์กรมีพนักงานรุ่นใหม่ที่มีศักยภาพมากกว่า องค์กรก็ต้องตัดสินใจอย่างเด็ดขาดเพื่อปกป้องอนาคตด้านการงานของคนกลุ่มนี้ อาจกล่าวได้ว่า การหาวิธีการรับมือโดยพิจารณาจากจุดยืนของผู้บริหาร และการคำนึงถึงปรัชญาหรือจุดมุ่งหมายขององค์กรรวมทั้งความพึงพอใจของลูกค้านั้น เป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและฝ่าย HR ก็ว่าได้

ผมขอจบจดหมายข่าวฉบับนี้ไว้เพียงเท่านี้ ขอขอบคุณคุณผู้อ่านทุกท่าน

 

*ฉบับภาษาญี่ปุ่นอยู่ตรงนี้ครับ ถ้าเป็นไปได้ ขอให้คุณผู้อ่านแชร์จดหมายข่าวนี้ให้แก่เพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นด้วยครับ
https://asian-identity.com/hr-egg-jp/newsletter/mar-2022

 

* เรียนรู้ทางออนไลน์ด้วยตนเอง ทุกที่ ทุกเวลา” กับ “Micro Learning” จากทีม Asian Identity วางจำหน่ายแล้ววันนี้ ติดตามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่: https://asian-identity.com/hr-egg-th/

 

Credit:
Picture by Andrea Piacquadio from Pexels
Picture by cottonbro from Pexels
Picture by Brendan Church from Unsplash
Picture by John Schnobrich from Unsplash
Picture by Joshua Hoehne from Unsplash

 

[content_block id=1898]