Asian Identity

AI NEWSLETTER Vol.35 ‘-วิธีการ Work from Home อย่างมีประสิทธิภาพ: เคล็ดลับ 6 ประการสำหรับการทำงานแบบ Work from Home- – APRIL , 2020

20 เม.ย..2020

จดหมายข่าวฉบับที่ 35 นี้ ขอเสนอเรื่อง “เคล็ดลับสำหรับการทำงานแบบ Work from Home” ครับ

‘-วิธีการ Work from Home อย่างมีประสิทธิภาพ: เคล็ดลับ 6 ประการสำหรับการทำงานแบบ Work from Home-

เนื่องจากการระบาดของเชื้อไวรัส Covid บริษัทหลายแห่งในประเทศไทยจึงให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน หรือ  Work from Home

แต่การทำงานแบบ Work from Home ก็ไม่ได้ง่ายเหมือนการทำงานตามปกติ วันนี้ผมจึงอยากจะแนะนำเคล็ดลับการทำงานแบบ Work from Home ขอให้ท่านลองทำดูสักข้อหนึ่งนะครับ เราจะผ่านช่วงเวลาอันยากลำบากนี้ไปด้วยกัน เคล็ดลับที่ว่านี้มีทั้งหมด 6 ข้อด้วยกัน ส่วนใหญ่เกี่ยวกับการบริหารจัดการตนเอง (Self-management) และ การทำงานเป็นทีมเวิร์คครับ

การบริหารจัดการตนเอง
1. จัดเตรียมสภาพแวดล้อมให้เหมาะสมกับการทำงาน

เวลาอยู่ที่บ้าน เราอาจจะจดจ่อกับการทำงานได้ยาก เนื่องจากมีสิ่งรบกวนหลากหลาย ดังนั้นเราจึงควรปรับสภาพแวดล้อมให้เหมาะสมกับการทำงาน สมาธิจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อเราต้องอยู่ในท่าทางที่เหมาะสมก่อน ควรเลิกนั่งทำงานที่โซฟา หรือ ที่เตียง ถ้าเป็นไปได้ก็ควรจัดเตรียมโต๊ะ และ เก้าอี้ไว้ให้พร้อม เก้าอี้นั้น ไม่จำเป็นต้องเลือกแบบแพง ๆ นะครับ แต่ควรเป็นแบบบุนวมเพื่อที่เราจะได้สามารถนั่งได้นาน ๆ หลายชั่วโมง

สำหรับเสื้อผ้านั้น เวลาทำงานเราก็ไม่ควรใส่ชุดนอน หรือ ชุดลำลองในบ้าน ควรสวมเสื้อผ้าแบบที่เราสามารถออกไปพบเจอผู้คนข้างนอกได้ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องถึงขั้นใส่สูท ทั้งนี้ การที่เราแต่งตัวให้พร้อมก็เหมือนกับการปรับตัวเองเข้าสู่โหมดการทำงาน

2. เริ่มงานในตอนเช้าอย่างเหมาะสม

ช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้ที่ทำงานแบบ Work from Home ก็คือช่วงเช้าครับ ท่านเคยตื่นมาตอนเช้าแล้วก็ทำนู่นทำนี่อย่างไม่ค่อยมีสาระจนเวลาล่วงเลยมาถึงตอนเที่ยง หรือ บ่ายไหมครับ ถ้าจะป้องกันเหตุการณ์ดังกล่าว สิ่งที่เราควรให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่งก็คือ วิธีการเริ่มงานในตอนเช้า อันดับแรกขอให้ทุกท่านกำหนดสิ่งที่จะทำเป็นกิจวัตรในตอนเช้าเพื่อเริ่มต้นวันใหม่ก่อน อาจจะเป็นการยืดเส้นยืดสายในตอนเช้า หรือ การเปิดผ้าม่านก็ได้ ส่วนตัวผมเองนั้น แนะนำให้ใช้การจัดเตียงครับ แค่จัดเตียงให้เรียบร้อยในตอนเช้า ก็เหมือนกับเราปลุกตัวเองให้พร้อมรับวันใหม่

นอกจากนี้ หลายท่านอาจจะรู้สึกว่าไม่ค่อยอยากจะเริ่มลงมือทำงาน เวลาที่รู้สึกแบบนี้ ขอให้ท่านลองทำงานง่าย ๆ อย่างหนึ่งให้สำเร็จดู  อาจจะเป็นการตอบอีเมลสั้น ๆ หรือ เซ็นเอกสารก็ได้ การทำงานเล็ก ๆ ให้สำเร็จก่อนนั้น จะเป็นการสร้างกำลังใจ แรงจูงใจในการทำการนั้นจะค่อย ๆ เพิ่มขึ้นเมื่อเราลงมือปฏิบัติงาน

หลังจากนั้นก็ควรทำงานที่มีความซับซ้อนยิ่งขึ้น การทำงานที่มีความซับซ้อนนี้เรียกเป็นภาษาอังกฤษว่า “Eat the Frog” คือการ เอาสิ่งที่เราไม่ค่อยชอบมาทำก่อน แต่งานที่ซับซ้อนนั้นก็มักจะไม่ค่อยคืบหน้า ในกรณีนี้ผมขอแนะนำให้แบ่งงานออกเป็นหลาย ๆ ส่วน แล้วค่อย ๆ ทำไป เช่น กำหนดว่าวันนี้จะทำให้ได้ 1 ใน 3 ส่วนก่อน ต่อให้วันนั้นเราทำเสร็จแค่ 1 ใน 3 ส่วน แต่เราก็จะรู้สึกสบายใจขึ้น และ มีแรงจูงใจในการทำงานส่วนที่เหลือหลังจากนั้น

3. วางแผนการทำงานในแต่ละวัน และ ต้องนัดคุยกับผู้อื่น

เราควรต้องกำหนดว่าในแต่ละวันเราจะทำอะไร ถ้าบริษัทของท่านใช้ Google Calendar หรือ Outlook ในการบริหารจัดการกำหนดการทำงานของแต่ละคน ท่านก็สามารถกรอกสิ่งที่ตนจะทำในแต่ละวันลงในนั้นได้ โดยระบุว่าจะทำอะไรตั้งแต่กี่โมงถึงกี่โมง วิธีนี้จะช่วยให้เพื่อนร่วมงาน และ หัวหน้างานรู้ถึงความเป็นไปของท่านด้วย

นอกจากนี้ การทำงานคนเดียวตลอดทั้งวันนั้นก็เป็นวิธีที่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ ว่ากันว่าคนเรานั้นไม่สามารถจดจ่อกับอะไรอย่างหนึ่งได้เกิน 90 นาที ถ้าใช้เวลานานกว่านั้น ประสิทธิภาพของสิ่งที่กำลังทำจะเริ่มลดลง เราจึงควรพักสั้น ๆ ทุก ๆ 90 นาที หรือ จะนัดพูดคุยกับผู้อื่นสัก 2 – 3 ครั้งต่อวันเพื่อคงประสิทธิภาพการทำงานก็ได้ การพูดคุยกับผู้อื่นนั้น เป็นการกระตุ้นสมอง และ ช่วยยกระดับประสิทธิภาพของงานได้ แม้จะไม่มีหัวข้อที่ต้องการคุยเป็นพิเศษ ก็ควรเผื่อเวลาไว้เพื่อ “พูดคุยกันสัก 30 นาที” เนื่องจากวิธีนี้จะส่งผลให้งานมีประสิทธิภาพเป็นอย่างยิ่ง

ทีมเวิร์ค
4. หมั่นสื่อสารกัน และ ทำให้อีกฝ่ายมองเห็นถึงข้อมูลที่มี

เวลาที่ทำงานแบบ Work from Home ขั้นตอนการสื่อสารข้อมูลนั้นจะยากขึ้นกว่าเดิม เนื่องจากการสื่อสารผ่านทางโทรศัพท์ อีเมล หรือ LINE นั้น ผู้พูด และ ผู้ฟังมักจะขาดข้อมูล “ที่มองเห็นได้” ซึ่งเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการสื่อสารที่สุด

ด้วยเหตุนี้ เราจึงควรสื่อสารกันบ่อยครั้งยิ่งขึ้น เช่น การประชุมทีม จากที่เคยประชุมสัปดาห์ละ 1 ครั้ง ก็ลองปรับเปลี่ยนมาประชุมทุกเช้า ครั้งละ 15 นาทีแทน การประชุมนั้นไม่จำเป็นต้องใช้เวลานาน วิธีการข้างต้นจะส่งผลให้ขั้นตอนการ Ho-Ren-So (การรายงาน การติดต่อ และ การปรึกษาหารือ) มีประสิทธิภาพมากขึ้นแม้จะทำงานแบบ Work from Home ก็ตาม

นอกจากนี้ก็ควรใช้ Meeting Website ให้ได้มากที่สุดเพื่อเพิ่มข้อมูลด้านการมองเห็นระหว่างสื่อสารกันด้วย ปัจจุบันมีเครื่องมือต่าง ๆ ที่เราสามารถใช้ได้ เช่น WebEx, Zoom และ Teams เป็นต้น เครื่องมือเหล่านี้ช่วยอำนวยความสะดวกสบายได้มาก นอกจากฟังเสียงของกันและกันแล้ว ผู้เข้าประชุมก็ควรเปิดวีดีโอด้วย การที่แต่ละฝ่ายเห็นหน้าเห็นตากันและกัน จะส่งผลให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพขึ้นอีกระดับ

5. ให้ความสำคัญกับการพูดคุยเรื่องสัพเพเหระ (การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ)

ตามปกติ ถ้าทำงานกันที่ออฟฟิศ พนักงานจะมีปฏิสัมพันธ์กันในด้านที่ไม่เกี่ยวกับงานด้วย เช่น พูดคุยเรื่องสัพเพเหระกัน หรือ ไปซื้อกาแฟด้วยกัน เป็นต้น ปฏิสัมพันธ์เหล่านี้เรียกได้ว่าเป็น “การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ” ที่จริงแล้ว มันช่วยให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลาย และ ยังทำหน้าที่สร้างความเป็นทีมเวิร์คภายในองค์กรด้วย

พอทำงานแบบ Work from Home ปฏิสัมพันธ์เหล่านี้อาจจะไม่เกิดขึ้น จึงจำเป็นต้องสร้างมันขึ้นมาอย่างจงใจ เช่น เปิด Online Meeting Room ทิ้งไว้ตลอดเวลา ให้ห้องประชุมแห่งนี้เป็นแหล่ง “พูดคุยเรื่องสัพเพเหระ” ซึ่งพนักงานสามารถเข้าออกได้ตามที่ต้องการ หรือ อาจจะเริ่มใช้เครื่องมือที่จะส่งผลให้พนักงานสามารถพูดคุยทักทายกันได้เสมอ เช่น Slack หรือ โปรแกรมแชทอื่น ๆ เป็นต้น การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการนั้นมีความจำเป็น และ ไม่ใช่สิ่งที่สูญเปล่า เราควรทำความเข้าใจในประเด็นนี้ และ สร้างสรรค์สิ่งที่จะส่งผลให้พนักงานสามารถสื่อสารกันแบบไม่เป็นทางการขึ้นมาอย่างจงใจ

6. กำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐานในการประชุม

เมื่อทำงานแบบ Work from Home ความสามารถในการบริหารจัดการการประชุมนั้นก็มีความสำคัญต่อการยกระดับประสิทธิภาพขององค์กรเป็นอย่างยิ่ง เวลาที่จัดการประชุมแบบออนไลน์ เราควรกำหนดข้อตกลงด้านการประชุม หรือ ที่เรียกว่า “กฎเกณฑ์พื้นฐาน” อย่างชัดเจน ประเด็นที่ผมแนะนำนั้นมีดังนี้

・เรียกชื่อ: การเรียกชื่ออีกฝ่ายจะช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น

・ตอนเริ่มประชุม ผู้ดำเนินการประชุมต้องขอให้ผู้เข้าประชุมแต่ละคนกล่าวข้อความสั้น ๆ: ทำให้ทุกคนรู้สึกว่าตนเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม

・ตอบสนองอย่างชัดเจน (เล่นใหญ่): การสนทนาจะมีชีวิตชีวายิ่งขึ้น ถ้าผู้สนทนาตอบสนองกันและกัน

・ต้องเปิดวีดีโอเสมอ: ผู้เข้าร่วมประชุมประชุมทุกคนจะได้รู้สึกว่าตนมีส่วนร่วมกับการประชุมในระดับใกล้เคียงกัน

・ปิดเสียงไมโครโฟน (Mute) เอาไว้ก่อน: ป้องกันเสียงรบกวนขณะประชุม

ผู้ดำเนินการประชุม (Facilitator) ควรประกาศกฎเกณฑ์เหล่านี้ในตอนต้นการประชุม การที่ผู้เข้าร่วมทุกคนประชุมกันโดยปฏิบัติตามกฎเกณฑ์เหล่านี้ จะส่งผลให้การประชุมนั้นสร้างความกระฉับกระเฉงให้แก่ผู้เข้าร่วม และ ก่อให้เกิดประสิทธิผล

ประเด็นทั้ง 6 ข้างต้นนี้ คือ เคล็ดลับที่ผมอยากแนะนำให้แก่ทุกท่านครับ สุดท้ายนี้ ผมขอเสริมประเด็นที่ผมอยากให้ผู้บริหาร และ เจ้าหน้าที่ HR ตระหนักถึงครับ

พอให้พนักงานทำงานแบบ Work from Home ไม่ว่าจะห้ามใจอย่างไร ผู้บริหารก็มักจะรู้สึกตะขิดตะขวงใจว่า “ลูกน้องของเรากำลังโดดงานอยู่หรือเปล่า”  การมองโลก “ในแง่ร้าย” (การคิดว่ามนุษย์จะทำเรื่องร้าย) นั้น อาจจะเป็นการสร้างความรู้สึกไม่ไว้ใจซึ่งกันและกันขึ้นภายในองค์กร และ ส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ของผู้คนในองค์กร

เราจึงควรให้ความสำคัญกับการมองโลก “ในแง่ดี” หรือ การมองว่ามนุษย์เป็นสิ่งมีชีวิตที่อ่อนแอ อย่ามองในแง่ร้าย กล่าวคือ การรับมือกับสิ่งที่เกิดขึ้นโดยพิจารณาอยู่เสมอว่า เป็นเรื่องปกติที่คนเราจะเสียความสามารถในการจดจ่อ และ สมาธิกระเจิดกระเจิงเมื่อต้องทำงานที่บ้าน ด้วยเหตุนี้ องค์กรจึงจำเป็นต้องหาทางเพิ่มขั้นตอน Ho-Ren-So และ กำหนดกฎเกณฑ์อย่างละเอียด เป็นต้น

นอกจากนี้ ในกรณีที่จะให้พนักงานทำงานแบบ Work from Home ต่อเนื่องเป็นเวลานาน องค์กรก็จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนระบบการทำงานขององค์กรด้วย องค์กรควรปรับเปลี่ยนนโยบายต่าง ๆ ในด้านการบริหารจัดการบุคลากร เช่น เปลี่ยนมาประเมินพนักงานโดยอ้างอิงจากเป้าหมายการทำงาน หรือ ผลลัพธ์ด้านการงาน ด้านการพัฒนาบุคลากร ก็ปรับปรุงให้ขั้นตอน OJT มีแบบแผนยิ่งขึ้น เป็นต้น ที่ผ่านมาขั้นตอนการงานเหล่านี้เกิดขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติ แต่เมื่อทำงานแบบ Work from Home องค์กรก็จำต้องออกแบบ และ ปรับเปลี่ยนวิธีการเพื่อให้เกิดขั้นตอนการทำงานข้างต้นอย่างจงใจ ผมอยากให้ทุกท่านตระหนักถึงประเด็นนี้ไปพร้อมกันด้วย

อย่างเช่นเคย ผมขอขอบคุณที่ท่านอ่านจดหมายข่าวฉบับนี้ครับ ทาง Asian Identity กำลังจะเปิดคอร์สอบรมแบบออนไลน์ เป็นคอร์สที่จะช่วยให้พนักงานแต่ละคนสามารถเรียนรู้งาน และ เติบโตร่วมกับองค์กรแม้จะทำงานแบบ Work from Home ก็ตาม พวกเราหวังว่าจะมีส่วนส่งเสริมให้ทุกท่านสามารถสร้างองค์กรซึ่งสามารถเผชิญหน้ากับสถานการณ์ที่ตึงเครียด อันเนื่องมาจากเชื้อ Covid ได้ครับ

ท่านสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ของ Asian Identity เพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคอร์สออนไลน์ได้เลยนะครับ

 

บทความในภาษาญี่ปุ่น: https://hr-egg-jp.asian-identity.com/newsletter/april-2020

ข้อมูลคอร์สอบรม Online จากทาง AI: https://asian-identity.com/hr-egg-th/event

 

Credit:
Photo by Vadim Sherbakov from Unsplash
Photo by Erik Mclean from Unsplash
Photo by Andrea Piacquadio from Pexels
Photo by visuals on Unsplash

 

[content_block id=1898 title=yes title_tag=h3]