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“画面共有”で何を共有するか？
02 5月.2022Asian Identityの藤岡です。
在宅勤務やリモートワークにより、オンラインミーティングに参加する機会が増えている方も多いのではないでしょうか。
そしてその中で多用する機能の一つは“画面共有”ではないでしょうか。
実際に私も対社内・対顧客を問わずオンラインミーティングをする際は、ほぼ必ず何かしらの資料を画面共有しながらミーティングを進めます。
「百聞は一見に如かず」ではないですが、視覚化された情報があることでコミュニケーションの速度も質も飛躍的に向上します。
そんな中で、最近次のようなオンラインミーティングを見かける機会がありました。
あるレポートの修正をするためのミーティングで、ミーティングの進行者がレポートのドラフトを画面共有しながら、参加者が口々にそのページに対しての改善のアイデアを述べていく、といった形で進んでいきました。
１つのページに対する意見交換が終わると次のページへ画面共有が移り、そのページが終わるとまたその次のページへ、という形です。
ミーティングの参加者はみな積極的にミーティングに参加しており、それぞれのページに対して様々なコメントやアイデアが出ていました。
それを受けて進行者は、ミーティング後にコメントやアイデアに沿って修正をするべく重要な点をメモに控えていました。
これを見て、「もったいないな」と思ったのは、この重要な点をメモする、という作業が、進行者の手元でのみ行われていたことです。
これでは画面共有は、ただただ参加者に対して資料を見せるための映写機、に成り下がってしまいます。
ここでもし、この進行者が出てきたアイデアや論点を、共有している資料にリアルタイムに書き込みながらミーティングを進めていたらどうなっていたでしょうか。
参加者は、より明確に論点を理解し、どの点には結論が出て、どの点には結論が出ていないか、など一目瞭然に理解できたでしょう。
あるいは、この進行者が出てきたアイデアに沿ってその場で画面共有しながら資料を編集していたらどうなっていたでしょうか。
実際にアイデアに沿って変えてみたことで本当によくなったかどうか、その場でさらに検証をして、さらに品質の高いレポートにするアイデアが生まれたでしょう。
このように、“画面共有”の使い方を、「ある決まった資料を見せる」という映写機的な使い方をするという見方から、「そのミーティングで出てきたものをリアルタイムに反映させていく」という動的な使い方に変えていくだけで、オンラインミーティングをより効果的に進めていくことができます。
その他にも、Asian Identityで実際に使用しているオンライン・オフラインミーティングを効果的に進めていくためのテクニックはたくさんありますので、今後もご紹介させてください。
また、ミーティングの効率を上げる「ミーティングファシリテーション研修」という研修もオンライン・オフラインでご用意しておりますので、もし社内のミーティングを改善したい、という思いをお持ちの方がいらっしゃいましたらぜひご連絡ください。
