Asian Identity

ประโยชน์ของ Breakout Room ในการประชุมออนไลน์

31 ส.ค..2021

หลังจากที่ทำงานที่บ้านมาหลายเดือน เชื่อว่าหลาย ๆ ท่านก็น่าจะชินกับการทำงานรูปแบบใหม่นี้แล้ว แต่ทว่าสิ่งหนึ่งที่หายไปและยากจะปรับตัวได้คือการที่เราไม่มีเพื่อนร่วมงานให้คุยด้วยระหว่างวัน ไม่ว่าจะเพื่อปรึกษางานหรือพูดคุยเรื่องทั่วไป

พอเราทำงานอยู่ที่บ้าน โอกาสที่จะได้ระบายความเครียดเรื่องงานหรือความกังวลเกี่ยวกับบริษัทก็แทบไม่มี โดยหลาย ๆ คนมักจะจดจ่ออยู่แต่กับเรื่องตรงหน้าจนลืมไปว่ายังมีเพื่อนร่วมงานที่สามารถช่วยเหลือเราได้ และถึงที่บ้านจะมีคนในครอบครัวอยู่ เราก็ไม่ได้อยากเล่าให้พวกเขาฟัง เพราะถึงจะเล่าไป นอกจากจะไม่ได้ช่วยให้แก้ไขปัญหาได้ ยังอาจจะทำให้คนในครอบครัวเครียดไปด้วยโดยไม่จำเป็น

เมื่อเราได้แต่เก็บปัญหาดังกล่าวเอามาคิดวิตกอยู่คนเดียวจนส่งผลให้เกิดเป็นความเครียดสะสม ปัญหาหรือความกังวลเหล่านั้นก็จะดูใหญ่โตเกินจริง ทั้ง ๆ ที่บางปัญหาอาจจะแก้ได้ไปนานแล้วถ้าเราแค่แชร์เรื่องนี้และขอความช่วยเหลือจากคนในทีม

หนึ่งในวิธีที่หลาย ๆ บริษัททำ รวมถึงบริษัทเอเชียน ไอเดนติตี้เองก็ใช้เพื่อจัดการประเด็นปัญหานี้ คือการจัดประชุมออนไลน์แบบสั้น ๆ ระหว่างอาทิตย์ เพื่อ catch up หรือสื่อสาร ตรวจสอบความเป็นไปของทุกคน และแชร์ปัญหาที่เจอในงาน ซึ่งจะมีความถี่อยู่ที่ประมาณสองถึงสามครั้งต่ออาทิตย์

แต่ถึงจะจัดประชุมแล้ว ผู้เขียนเชื่อว่าก็ยังมีหลายบริษัทที่พบว่ามีบางคนไม่ยอมพูดอะไรและได้แต่บอกว่าตนสบายดี โดยในมุมมองของพนักงานก็สามารถมีได้หลายสาเหตุที่ทำให้ไม่กล้าพูดถึงปัญหา เช่นเพราะเจ้าตัวมีนิสัยขี้อาย เพราะคิดว่าปัญหาของตนดูไม่สำคัญพอเมื่อเทียบกับผู้อื่น หรือจะเพราะกังวลว่าหากพูดออกไปแล้วผู้อื่นจะรำคาญ เป็นต้น

 

การใช้ฟังก์ชั่น Breakout Room

โดยสิ่งที่สามารถช่วยให้พนักงานกล้าพูดมากขึ้น คือการให้ทุกคนได้ทำการพูดคุยในกลุ่มย่อยที่มีสมาชิก 3 ถึง 5 คน ในหัวข้อที่ผู้นำประชุมกำหนด ก่อนที่จะมาสรุปประเด็นร่วมกันในห้องใหญ่ หรือสำหรับการประชุมออนไลน์ มันก็คือการใช้ฟังก์ชั่น breakout room นั่นเอง ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นที่โปรแกรมดังอย่าง Zoom และ Microsoft teams ล้วนมี

การจับกลุ่มก็มีได้หลายแบบแล้วแต่จุดประสงค์และสภาพของแต่ละบริษัท  เช่นจับให้คนที่สนิทสนมกันอยู่ด้วยกัน เพื่อที่แต่ละคนจะได้ระบายและเกิดความเคยชินก่อน หรือจับให้คนที่ต้องทำงานด้วยกันอยู่ด้วยกันเพื่อให้ได้คุยถึงวิธีแก้ไขปัญหาไปด้วยเลย เป็นต้น

จากประสบการณ์ตรงในฐานะพนักงานและเป็นคนขี้อายคนหนึ่ง ผู้เขียนบอกได้เลยว่า breakout room ช่วยได้เยอะมาก โดยเวลาที่อยู่ในกลุ่มเล็ก เราจะรู้สึกได้ถึงความปลอดภัย ความเป็นกันเอง และความเป็นธรรมชาติของการสนทนา โดยแต่ละคนจะได้พื้นที่และเวลาในการพูดมากขึ้น ทำให้รู้สึกว่าเรื่องราวที่พูดออกไปได้ถูกรับฟังและให้ความสำคัญ นอกจากนี้เรายังมักจะพบว่าปัญหาหรือความกังวลที่รู้สึกนั้น เป็นเรื่องที่เพื่อนร่วมงานคนอื่นก็เจอเหมือนกัน ทำให้ปัญหาต่าง ๆ ดูเป็นเรื่องปกติและไม่หนักหนาอย่างที่คิด

ตอนที่ผู้เขียนจัดเวิร์คชอปให้ลูกค้าไม่ว่าจากบริษัทเดียวกันหรือต่างบริษัท จะสัมผัสได้ถึงบรรยากาศที่ร่าเริงและครึกครื้นมากขึ้นหลังจากที่ทุกคนออกมาจาก breakout room ทั้ง ๆ ที่ก่อนเข้าไปจะค่อนข้างเงียบ และหลายครั้งก็จะโดนบอกว่าเวลาที่ให้ในการพูดคุยนั้นน้อยไป ซึ่งสำหรับการอบรม นอกจากการแบ่งกลุ่มย่อยจะทำให้แต่ละคนกล้าพูดมากขึ้นแล้ว ยังสามารถสร้างความลึกซึ้งให้กับหัวข้อที่พูดคุย และทำให้เกิดการแบ่งปันความรู้ซึ่งกันและกันได้อีกด้วย

เพียงแค่ใช้เวลาเพิ่มประมาณ 6 ถึง 7 นาทีให้ทุกคนได้คุยในกลุ่มย่อย เราก็จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการประชุม การทำงานร่วมกันของคนในทีม และรักษาแรงใจของพนักงานไว้ได้

หวังว่าท่านผู้อ่านจะได้มีโอกาสลองนำเทคนิคนี้ไปปรับใช้กับทีมของท่านดูนะคะ

——————-

> Subscribe เพื่อติดตามข่าวสารน่าสนใจ และบทความแนะนำที่คนทำงานไม่ควรพลาด:
https://asian-identity.com/hr-egg-th/subscribe

> ติดต่อเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือคุยกับที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคล:
https://asian-identity.com/hr-egg-th/contact

 

Credit: Anna Shvets from Pexels

 

[content_block id=1898]