HR Blog
ประสบการณ์การฝึกงานระยะไกล (Remote internship)
22 พ.ย..2021สวัสดีค่ะ วันนี้เราจะมาแบ่งปันประสบการณ์การฝึกงานระยะไกล (Remote internship) หรือการฝึกงานออนไลน์ตลอดช่วงระยะเวลา 2 เดือน (มิ.ย. – ก.ค. พ.ศ. 2564) หัวข้อหลัก ๆ ที่เราจะนำมาแบ่งปันในวันนี้คือ ลักษณะงาน วิธีการทำงาน ความท้าทาย และวิธีการเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของที่ทำงาน
“ลักษณะงาน”
เนื่องจากบริษัท Asian Identity (AI) เป็นบริษัทบริษัทขนาดเล็ก ดังนั้นหน้าที่และขอบเขตการทำงานของคนในบริษัทจึงจะไม่ชัดเจนเท่าบริษัทใหญ่ ๆ ที่จะมีการแบ่งแยกแผนกกันอย่างชัดเจน โดยเราในฐานะนักศึกษาฝึกงาน จะมีหน้าที่หลัก ๆ ในการเข้าไปสนับสนุนและช่วยเหลือพี่ ๆ ในเรื่องต่าง ๆ รวมถึงอาจมีโอกาสในการเข้าไปร่วมตัดสินใจในการทำโปรเจ็คบางโปรเจ็คด้วยค่ะ
งานที่เราได้มีโอกาสเข้าไปทำหลัก ๆ จะอยู่ในฝ่ายการตลาด (Marketing: MKT) ค่ะ โดยเนื้อหางานจะมีตั้งแต่การช่วยออกความคิดเห็นในเรื่องของงาน การปรับสมุดบัญชีรายชื่อผู้ติดต่อ (Contact list) การเขียนบล็อกและเฟซบุ๊กโพสต์ ไปจนถึงงานกราฟฟิกต่าง ๆ เช่น โปสเตอร์เพื่อโปรโมทกิจกรรม ภาพประกอบโพสต์ เป็นต้น
และ เราก็มีโอกาสเข้าร่วมกิจกรรมของฝ่ายบริหารธุรกิจ (Business Development: BD) ด้วยค่ะ ในส่วนนี้จะเป็นการฝึกนำเสนอเกี่ยวกับโปรไฟล์บริษัท (Corporate Profile) ภายใต้สถานการณ์จำลองเพื่อนำเสนอลูกค้าจริง การเข้าร่วมประชุมกับลูกค้าเพื่อนำเสนอโปรเจค รวมไปถึงการจดบันทึกการประชุมค่ะ อีกทั้งยังได้เข้าร่วมกิจกรรมแบ่งปันความรู้ หรือ BD Dojo ซึ่งเป็นกิจกรรมภายในของฝ่ายนี้ด้วยค่ะ จะคล้าย ๆ เป็นห้องเรียนขนาดเล็กเพื่อถ่ายทอดข้อมูลความรู้ รวมถึงกลยุทธ์ต่าง ๆ ในการทำธุรกิจที่เราสามารถนำไปประยุกต์ใช้จริงได้ในอนาคต !
นอกจากนี้ เพื่อให้เราได้สัมผัสการทำงานอย่างจริงจัง ทางบริษัทจึงอนุญาตให้เราเข้าไปมีส่วนร่วมและสังเกตการประชุมจริงของบริษัท ตั้งแต่ขั้นตอนการทำงานภายใน จนกระทั่งการส่งมอบงาน (Workshop) ให้กับลูกค้า ในส่วนนี้เราจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับขั้นตอนและวิธีการทำงานจริง สัมผัสประสบการณ์จริง และได้ลองทำงานจริงผ่านการนำเสนอความคิดเห็น และการเป็นฝ่ายสนับสนุนในการทำงานค่ะ
เล่ามาถึงตรงนี้ ผู้อ่านคงจะคิดว่าทำไมถึงต้องทำงานที่หลากหลายและเยอะแยะขนาดนี้ใช่ไหมคะ ? ในความเป็นจริงแล้ว ถ้าหากว่าคุณมีเรื่องไหนที่สนใจเป็นพิเศษหรือมีสิ่งที่ต้องการจะทำ ทางบริษัท (AI) ก็พร้อมที่จะสนับสนุนเพื่อพัฒนาศักยภาพและความสามารถของนักศึกษาฝึกงานให้มากที่สุดเท่าที่ระยะเวลาจะเอื้ออำนวย
เช่นเดียวกัน ถ้านักศึกษาฝึกงานรู้สึกไม่ชอบหรือคิดว่าตนเองไม่สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้ ก็สามารถบอกหรือปรึกษาพี่เลี้ยงตอนนั้นหรือพี่ที่มอบหมายงานให้เราได้อย่างตรงไปตรงมาค่ะ แต่ความคิดเห็นส่วนตัวของเราคือ อยากให้ทุกคนลองทำดูสักตั้ง ถ้าสุดท้ายแล้วมันไม่ไหวจริง ๆ ก็ค่อยบอกพี่เลี้ยงค่ะ แต่ ! อย่าบอกในตอนที่สายเกินไปนะคะ
ถัดไป“วิธีการทำงาน”
การทำงานในรูปแบบออนไลน์ สิ่งที่สำคัญและขาดไม่ได้เลยก็คือ “วินัยในตนเอง” เพราะการทำงานในลักษณะนี้จะไม่มีเพื่อนร่วมงานมาคอยกระตุ้น ไม่มีเจ้านายมาทวงงาน รวมไปถึงสภาพแวดล้อม บรรยากาศรอบตัวอาจไม่เอื้ออำนวยต่อการทำงาน ดังนั้นเราจึงต้องคอยกระตุ้นและควบคุมการทำงานของตนเองอย่างสม่ำเสมอ ถึงสถานที่ในการทำงานจะเปลี่ยนไป แต่ในภาพรวมของคุณภาพงาน ปริมาณงาน ขั้นตอนการทำงาน รวมไปถึงวิธีการทำงานไม่ได้เปลี่ยนไปมากเลยค่ะ
ไม่ได้เปลี่ยนไปยังไง ? เรายังคงต้องติดต่อประสานงานกับคนในบริษัทอย่างสม่ำเสมอ แค่เปลี่ยนช่องทางในการสื่อสาร จากการพบปะตัวกันเป็นช่องทางอื่น ๆ เช่น ไลน์ สแล็ค (Slack) ไมโครซอฟต์ทีม (Microsoft Team) ซูม (Zoom) หรือช่องทางอื่น ๆ ที่ทางบริษัทกำหนด อีกทั้งเราต้องปฏิบัติหน้าที่ภาระงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จตามกำหนดการ ซึ่งสิ่งนี้เป็นหน้าที่หลักของเราในการฝึกงานครั้งนี้
“วินัยในตนเอง” ไม่ได้หมายถึงการบังคับตัวเองให้นั่งทำงานอยู่หน้าจอคอมตลอดเวลางาน โดยไม่ได้เคลื่อนย้ายไปไหนแม้แต่ก้าวเดียว แต่หมายถึงการมีความรับผิดชอบต่องานของตัวเอง บริหารจัดการเวลาและทำงานให้เสร็จตามกำหนดการอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่คุณสามารถทำงานในรูปแบบไหนก็ได้ จากสถานที่ใดก็ได้ และระยะเวลาใดก็ได้
ตัวอย่างรูปแบบการทำงาน
รูปแบบการทำงานแบบ Take 5 ซึ่งจะใช้เวลาในการทำงานประมาณ 20 – 30 นาที และพักเบรกเป็นเวลาประมาณ 3 – 5 นาที เพื่อพักผ่อนและผ่อนคลายจากการทำงาน การพักเบรกบ่อย ๆ ไม่ได้หมายความว่าเราเป็นคนขี้เกียจ แต่เพียงแค่เราพักเพื่อผ่อนคลายความตึงเครียด และค้นหาไอเดียใหม่ ๆ อีกทั้งยังช่วยกระตุ้นการทำงานของสมอง ไม่ให้ล้าจนเกินไป และเพิ่มโอกาสในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย !
ทั้งนี้ ถ้าเราพักเบรกมากหรือนานจนเกินไป ไม่มีสมดุลกับปริมาณงานที่เราทำสำเร็จ การพักเบรกบ่อย ๆ อาจจะส่งผลร้ายได้เช่นกัน ดังนั้น เราจึงควรบริหารจัดการเวลาในการพักเบรกของเราให้ดีด้วย เช่น เราอาจจะตั้งกำหนดการไว้ว่าต้องทำให้เสร็จกี่เปอร์เซ็นจึงถึงจะพักได้ หรือเราจะทำงานจนกว่าเราจะล้า คิดต่อไม่ออก เป็นต้น
ข้อเน้นยำ: เราจะทำงานในรูปแบบใดก็ได้ แค่งานที่อยู่ในความรับผิดชอบของเราจะต้องเสร็จตามกำหนดอย่างมีคุณภาพ
“การสื่อสาร” เป็นหนึ่งในความท้าทายในการทำงานรูปแบบออนไลน์
เราปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการทำงานในรูปแบบออนไลน์โดยที่เราไม่ได้พบเจอกันในชีวิตจริงจะทำให้เราละเลยการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ทั้ง ๆ ที่ การสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้การทำงานดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการรายงานความคืบหน้าของงานที่ทำ การสอบถามรายละเอียดงาน การขอความช่วยเหลือหรือคำแนะนำในการทำงาน
ดังนั้น เราจึงควรหาช่องทางในการติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน และติดต่อสื่อสารกันอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้การทำงานของเราเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ อีกทั้งการสื่อสารจะยังช่วยให้เรามีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน และเพิ่มพื้นที่ปลอดภัยในการทำงานร่วมกัน (Psychological safety) อีกด้วย
สิ่งที่นักศึกษาฝึกงานหลาย ๆ คนที่อาจพบเจอเมื่อเข้าไปฝึกงานในระยะแรกคือ ไม่รู้จะทำตัวอย่างไร ไม่มีงานทำ รู้สึกเหมือนมานั่งเฉย ๆ เป็นต้น ดังนั้นอีกหนึ่งความท้าทายที่เราจะพบเจอเมื่อเข้าไปฝึกงานก็คือ “การเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของพี่ ๆ” เพื่อให้เราเข้าถึงตัวบริษัท เข้าใจบริษัท สัมผัสประสบการณ์การทำงานจริง และเมื่อเราเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของพี่ ๆ แล้ว เราก็ไม่ควรที่จะลืมไขว่คว้าโอกาสในการทำงานด้วยสองมือของตนเองด้วยเช่นกัน
เราจะเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของพี่ ๆ ได้อย่างไร ?
อย่าลืมว่า ไม่ใช่เราที่รู้สึกเคว้งเวลาที่พี่ไม่ป้อนงานมาให้เราฝ่ายเดียวเท่านั้น บางครั้งตัวพี่เลี้ยงเองก็ไม่รู้ว่าควรจะป้อนงานลักษณะไหนให้กับน้องเหมือนกัน เพราะในบางครั้งที่เราไม่ได้บอกจุดประสงค์ของการฝึกงาน หรือลักษณะงานที่ชอบ จะทำให้การมอบหมายงานให้กับผู้ฝึกงานเป็นเรื่องยากขึ้น เพราะผู้ดูแลจะไม่สามารถวิเคราะห์หรือสังเกตได้ในตอนแรกว่าคนในความดูแลของตนเป็นคนลักษณะไหน มีความชอบหรือความต้องการในการทำงานแบบไหน หรือมีความสามารถ ทักษะในการทำงานมากน้อยเพียงไร
ดังนั้น ในฐานะนักศึกษาฝึกงาน เราก็ควรที่จะเป็นฝ่ายที่จะขวนขวายคว้าโอกาสที่อยู่ตรงหน้าด้วยเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการออกเสนอความเห็นเล็ก ๆ น้อย ๆ ระหว่างการทำงานร่วมกันหรือการทำงานประชุม การบอกถึงความชอบและความต้องการในการทำงานของตนเอง หรือแม้กระทั่งการปฏิเสธและการขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมาย
สำหรับบางคน การเป็นฝ่ายเริ่มบทสนทนาอาจจะเป็นเรื่องยาก จึงอยากให้คิดว่าการทำงานออนไลน์เป็นโชคดีของเรา เพราะเราสามารถใช้ตัวกลางในการสื่อสารในการเรียบเรียงความคิด สิ่งที่ต้องการจะสื่อ ที่สำคัญคือเรามีเวลาในการเตรียมใจก่อนที่จะส่งข้อความไปหาผู้ควบคุมการฝึกงานค่ะ เพราะฉะนั้นอยากให้ทุกคนรวบรวมความกล้าที่จะเป็นฝ่ายเริ่มบทสนทนาก่อน และความกล้าของเราจะค่อย ๆ เพิ่มขึ้นตามมาในภายหลังเองค่ะ
การตั้งคำถามง่าย ๆ อย่าง “วันนี้มีอะไรให้หนูช่วยไหมคะ/ครับ ?” หรือ “เที่ยงนี้พี่จะกินอะไรหรือคะ/ครับ ?” หรือการนำเรื่องความชอบส่วนตัวที่มีความคล้ายคลึงกันขึ้นมาเป็นหัวข้อในการสนทนา สิ่งเหล่านี้ทั้งหมดจะช่วยสร้างบรรยากาศและสร้างความสนิทสนมระหว่างตัวผู้ฝึกงานเองและพี่ ๆ ในที่ทำงานอีกด้วย และเมื่อช่องว่างและกำแพงระหว่างกันลดลงหรือหายไป
การฝึกงานช่วงแรก ๆ อาจจะดูเป็นเรื่องยากสำหรับทุกคน อาจจะรู้สึกเคว้งหรือกสับสนไปบ้าง แต่อยากให้ทุกคนใจเย็น ๆ อย่าตื่นตกใจไปก่อน แล้วค่อย ๆ แง้มประตู ออกจาก Comfort Zone ของตัวเอง เข้าหาพี่ ๆ ที่ทำงาน โดยเริ่มจากบทสนทนาง่าย ๆ อย่างการทักทาย การพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องชีวิตประจำวันทั่วไป หรือการสังเกตสิ่งรอบตัวเพื่อหาหัวข้อสนทนาที่คิดว่าอาจเป็นเรื่องที่มีความสนใจร่วมกัน เพื่อสร้างพื้นที่ปลอดภัยและบรรยากาศในการทำงานที่ดีร่วมกัน
ตลอดช่วงระยะเวลาการฝึกงาน โปรดอย่าลืมที่จะขวนขวาย ค้นคว้า วิ่งเข้าหาโอกาสในทุกโอกาส และในบางครั้งเราก็ต้องสร้างโอกาสให้ตัวเองด้วย ไม่ใช่นั่งรอให้โอกาสวิ่งเข้ามาหาตัวเรา โดยไม่ลืมที่จะรู้สึกสนุกไปกับการทำงาน หลังจากนั้นการฝึกงานของเราไม่เป็นเรื่องน่าเบื่ออีกต่อไปแน่นอนค่ะ
สู้ ๆ นะคะ
> Subscribe เพื่อติดตามข่าวสารน่าสนใจ และบทความแนะนำที่คนทำงานไม่ควรพลาด:
https://asian-identity.com/hr-egg-th/subscribe
> ติดต่อเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือคุยกับที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคล:
https://asian-identity.com/hr-egg-th/contact
Credit: Photo by Vlada Karpovich from Pexels
[content_block id=1898]
