Asian Identity

AI NEWSLETTER Vol.8 การปรับเปลี่ยนการสื่อสารภายในองค์กร – NOVEMBER , 2017

24 ก.ค..2019

สวัสดีเดือนพฤศจิกายนค่ะ ตอนนี้ประเทศไทยก็เข้าสู่หน้าหนาว(?) อย่างเป็นทางการแล้วนะคะ หัวข้อในวันนี้ก็จะเน้นเรื่องการสร้างความอบอุ่น ในทีมและองค์กร นั่นก็คือ เรื่อง “การสื่อสารค่ะ”

การปรับเปลี่ยนการสื่อสารภายในองค์กร

องค์กรกับการส่ือสาร
คงไม่มีใครคิดว่าการสื่อสารน้ันไม่ใช่สิ่งสําคัญในการบริหารงานใช่ไหมครับ C. Barnard นัก บริหารซึ่งเขียนหนังสือ “The Functions of the Executive” กล่าวไว้ว่า “วัตถุประสงค์ที่มี ร่วมกัน” และ “เจตนาที่จะร่วมมือกัน” เป็นสิ่งที่สําคัญต่อองค์กร และ “การสื่อสาร” คือส่ิงที่ จะเชื่อมทุกอย่างเข้าด้วยกัน

กล่าวคือ การสื่อสารภายในองค์กรนั้นจะต้องเริ่มจากการสื่อสารให้ทุกฝ่ายเข้าใจถึง “วัตถุประสงค์ซึ่งเป็นส่ิงท่ีแสดงให้เห็นว่าบริษัทต้องการจะมุ่งหน้าไปในทิศทางใด (วิสัยทัศน์ หรือ กลยุทธ์)” คํากล่าวของประธานบริษัท การประกาศนโยบาย การประชุมอย่างเป็น ประจําคือสิ่งที่ช่วยให้เกิดการสื่อสารเหล่านี้ พร้อมกันนั้น ก็ยังมีการจัดประชุมกลุ่มย่อย การพูดคุยตัวต่อตัว การส่ือสารข้ามแผนก เพื่อสร้างแรงจูงใจของพนักงานแต่ละคน และ เพื่อท่ี “เจตนาที่จะร่วมมือกันจะเกิดขึ้นกับทุกคน”

ท้ังน้ี มักเกิด “ความคลาดเคล่ือน” ในการส่ือสาร กล่าวคือ “ส่งสารไปแล้วแต่รับสารอีก อย่างหนึ่ง” ยิ่งในองค์กรที่มีความหลากหลาย มีการใช้หลายภาษา ผู้คนมาจากหลาย วัฒนธรรม ความถูกต้องแม่นยําในการสื่อสารก็ยิ่งลดลงอย่างมาก ดังนั้น การบริหาร งานของพวกเราซึ่งทํางานในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ก็จะยิ่งยากข้ึน

บริษัทจะเปลี่ยนไป หากเราปรับเปลี่ยน “การประชุม”
การสื่อสารมี 2 ประเภท คือ “การสื่อสารอย่างเป็นทางการ (Formal communication)” และ “การส่ือสารอย่างไม่เป็นทางการ (Informal communication)” สิ่งที่เป็นตัวอย่างที่ดี ที่สุดของการส่ือสารอย่างเป็นทางการก็คือ “การประชุม”

การประชุมนั้นมีทั้งสไตล์ตะวันออก และสไตล์ตะวันตก การประชุมแบบตะวันออกนั้นจะให้ ความสําคัญกับระยะเวลาสําหรับผู้พูด (ผู้นําเสนอผลงาน) การขัดจังหวะผู้พูดถือว่า เป็นการเสียมารยาท นอกจากนี้ การประชุมยังดําเนินไปโดยให้ความสําคัญกับผู้อาวุโส และ ผู้มีตําแหน่งสูงเป็นหลัก และการขัดจังหวะแสดงความเห็นต่างก็ถือว่าเป็นสิ่งที่ไม่ควรทํา การประชุมสไตล์นี้ คือ แบบที่คนไทยและคนญี่ปุ่นคุ้นเคย

ในทางกลับกัน การประชุมสไตล์ตะวันตกนั้น ทุกคนสามารถแสดงความเห็นเมื่อใดก็ได้ การ ขัดจังหวะและแสดงความเห็นที่ต่างออกไปนั้นก็เป็นการทําให้การประชุมมีชีวิตชีวา ถือเป็น สิ่งที่ดี ความแตกต่างเหล่านี้เป็นผลมาจากลักษณะการให้การศึกษาในประเทศนั้นๆ คนใน แถบเอเชียนั้นไม่ชินกับการประชุมสไตล์ตะวันตก ดังนั้นเมื่อคนญี่ปุ่น หรือคนไทยเข้าประชุม แบบอเมริกา ก็มักจะกล่าวว่าตนตื่นเต้นจนไม่สามารถแสดงความเห็นได้

ส่วนคนไทย และ คนญี่ปุ่นนั้น เวลาที่ประชุมด้วยกันในองค์กรไทย ส่วนใหญ่แล้วคนที่มี ตําแหน่งสูงมักจะเป็นผู้พูดอยู่ฝ่ายเดียว ส่วนคนอื่นจะนั่งฟังเงียบๆเพราะทั้งสองชาติ ประชุมกันสไตล์ตะวันออกทั้งคู่ เดิมทีแล้วเรามาประชุมกันเพราะอยากฟังความเห็นของ สมาชิก แต่กลับทําไม่ค่อยได้เนื่องด้วยเหตุผลทางวัฒนธรรม “ผู้ดําเนินการประชุม (Facilitator)” จึงเข้ามามีบทบาทสําคัญ

โดยทั่วไป การประชุมมีหลักการที่เรียกว่า “กฎ 80:20” กล่าวคือ “20% ของผู้เข้าประชุม เป็นผู้ครอบครอง 80% ของการประชุม” ตามหลักการข้างต้น จะเห็นแนวโน้มท่ีว่า ส่วนใหญ่แล้วผู้ที่ได้กล่าวในที่ประชุมจะเป็นคนเดิมๆทุกครั้ง แต่ถ้าพิจารณาด้านการเติบโต และ การมีส่วนร่วม (Engagement) ของสมาชิก แนว โน้มดังกล่าวก็ไม่ใช่สิ่งที่ดี ดังนั้น งานที่สําคัญของผู้ดําเนินการประชุม (Facilitator) ก็คือ การพยายามแบ่งสรรโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความ เห็นอย่างเท่าเทียมกันนั่นเอง

ตอนที่ผู้พูดต้องการความเห็น หรือ ไอเดียของผู้เข้าร่วม ประชุม ถ้ารอให้ผู้ฟังยกมือตอบโดยสมัครใจ ก็อาจจะไม่มีใคร ออกความเห็น นอกจากนี้ การถามความเห็นกับใครสักคน โดยตรง เช่น ถามว่า “คุณ…มีความเห็นอย่างไร” ก็ไม่ใช่วิธีที่ มีประสิทธิภาพมากนัก ในสถานการณ์แบบนี้ วิธีการที่มี ประสิทธิภาพมากกว่า คือ “การให้ทุกคนได้ออกความเห็น อย่างเท่าเทียมกัน” การบอกกับทุกคนล่วงหน้าว่า “เดี๋ยวเรา จะขอให้ทุกคนออกความเห็นเกี่ยวกับเรื่องนี้ทีละคน” แล้วให้ ทุกคนแชร์ความเห็นร่วมกัน หรือ การแจกกระดาษเปล่าให้ทุก คนแล้วให้เวลาเขียน 3 นาที จากนั้นให้แชร์ความเห็นทีละคนก็ เป็นวิธีการแบ่งสรรเวลาที่มีประสิทธิภาพเพราะแต่ละคนจะได้ ออกความเห็นอย่างเท่าเทียมกัน

ทั้งนี้ การประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นจะมี “จุดมุ่งหมาย” “วาระการประชุม” และ “การแบ่งเวลา” ที่ชัดเจน ก่อนจะเริ่มประชุม ผู้ดําเนินการประชุม ควรจะต้องเขียน “จุดมุ่งหมายที่ต้องการทําให้สําเร็จ” และ “วาระการประชุม” ไว้ที่มุมหนึ่งของกระดานไวท์บอร์ด และควรเขียน “เวลาสิ้นสุด การประชุม” ด้วย ถ้าเราให้ที่ประชุมอภิปรายไปพร้อมกับดูข้อความบนกระดานไปด้วย เราก็จะไม่ใช้เวลากับบางหัวข้อมากจนเกินไป และจะช่วย ป้องกันไม่ให้พวกเราพูดออกนอกเรื่องได้ด้วย หลักการพื้นฐานเหล่านี้เป็นสิ่งที่พวกเราทุกคนรู้อยู่แล้ว แต่มักจะไม่นํามาปฏิบัติจริง

นอกจากนี้ ผมขอแนะนําให้ทุกท่าน “กําหนดรูปแบบ” การประชุมประจํารอบไปเลยครับ เช่น ถ้าจัดประชุมประจําเดือน เดือนละ 1 ชั่วโมงอยู่แล้ว ก็สามารถกําหนดเวลาคร่าวๆที่จะใช้ในแต่ละช่วงเป็นรูปแบบตายตัวได้ เช่น ย้อนพิจารณาผลงานในเดือนนี้ (20 นาที) แชร์ตัวอย่างการทํางาน ที่ดี (10 นาที) ปรึกษาและอภิปราย (20 นาที) เรื่องแจ้งให้ทราบ (10 นาที) เป็นต้น หากเราพยายามจัดประชุมตามรูปแบบนี้ทุกครั้ง ก็จะ สามารถป้องกันการลืมอภิปรายบางหัวข้อได้ และหากเรากําหนดรูปแบบตายตัวไปเลย ก็จะสามารถเปลี่ยนทัศนคติที่มีต่อการประชุมได้ด้วย จากเดิมที่เรามักจะเน้นพึ่งพิงหัวหน้างาน ซึ่งทําให้เกิดปัญหาที่ว่า “ประชุมไม่ได้เพราะคุณ…ไม่อยู่” เปลี่ยนมาเป็นทัศนคติที่จะดําเนินการประชุม ด้วยตนเองโดยยึดหลักการที่ว่า “เราทุกคนจะดําเนินการประชุมตามวาระที่วางไว้”

นอกจากนี้ เราสามารถใช้การประชุมในการพัฒนาบุคลากรได้ด้วย วิธีการที่ผมอยากแนะนําก็คือ “การให้พนักงานที่คาดว่าจะขึ้นเป็นหัวหน้า งานในอนาคตสลับกันเป็นผู้ดําเนินการประชุม การดําเนินการประชุมเป็นการฝึกฝนที่ดีเพราะเป็นการให้พนักงานได้สัมผัสประสบการณ์การทํา หน้าที่หัวหน้าทีม และการเปลี่ยนหน้าผู้พูดไปเรื่อยๆก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี นํามาซึ่งการเปลี่ยนแปลงลําดับการสื่อสารด้วย

สิ่งสําคัญในการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ คือ “เนื้อหาสาระ”
เราสามารถจัดงานที่ก่อให้เกิดการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการได้หลายวิธี งานอีเว้นท์ต่างๆภายในบริษัท เช่น งานฉลองภายในบริษัท งาน เลี้ยงวันคริสต์มาส หรือ งานเลี้ยงอาหารประจําปี (หรือ เดือน) ต่างก็ก่อให้เกิดการสื่อสารประเภทนี้ทั้งสิ้น องค์กรไทยให้ความสําคัญกับ กิจกรรมเหล่านี้มาก แต่ผลลัพธ์จากการทํากิจกรรมนั้นก็แตกต่างกันไปแล้วแต่บริษัท ที่บริษัทแห่งหนึ่งได้จัดงานเลี้ยงอาหารขึ้นแต่พนักงานไม่ ได้สมัครใจที่จะเข้าร่วม ก็เลยเลิกจัดไป สิ่งที่ผมอยากจะเน้นยํ้าก็คือประเด็นที่ว่า “วิธีการ” นั้นสําคัญยิ่งกว่าการคิดว่าจะเตรียม “งานอีเว้นท์ (โอกาสพบปะ)” อย่างไร

ขอยกตัวอย่างโดยเปรียบเทียบกับเรื่องความรักนะครับ ต่อให้เราได้ ไปเดท “ทานข้าวด้วยกัน” ก็ไม่ได้หมายความว่า “เราจะชอบอีกฝ่าย” เสมอไป สิ่งที่สําคัญในการไปเดทกันคือ “สาระที่เราได้รับจากการ สื่อสาร” ในขณะนั้นซึ่งแสดงออกผ่านความรู้สึก และทัศนคติของ พวกเรา เช่น เราได้พูดคุยเรื่องอะไรกับอีกฝ่าย เรารู้สึกอย่างไร เรา แสดงออกอย่างไรบ้าง เป็นต้น

หากเราจะวางแผนจัดงานอีเว้นท์สักงานหนึ่งขึ้นภายในบริษัท “วิธี การ” นั้นมีความสําคัญมากกว่าข้อเท็จจริงที่ว่า “เราจะจัดงาน
 อีเว้นท์” หากเราจะดึงดูดความสนใจของทุกคน เราก็ควร ระมัดระวังในประเด็นทั้งหลาย เช่น “งานนั้นๆเป็นไปตาม วัตถุประสงค์ และความคิดของผู้จัดงานหรือไม่” “ผู้ดําเนินรายการพูดอยู่คนเดียวหรือเปล่า” “มีคนมาสายหรือเปล่า” “มีคนเอาคอมพิวเตอร์เข้ามานั่งทํางานระหว่างร่วมกิจกรรมหรือเปล่า” “ผู้เข้าร่วมงานยิ้ม แย้มแจ่มใสหรือไม่” “เนื้อหามีอรรถรสหรือไม่” เป็นต้น

นอกจากนี้ ผมคิดว่ามีหลายๆท่านที่ไม่สามารถเข้าร่วมงานอีเว้นท์ภายในบริษัทได้เนื่องจากติดงานที่แผนก แต่ถ้าเราเชิญชวนทุกคนเข้าร่วม งานอย่างจริงจัง ผมคิดว่าเราสามารถปรับเปลี่ยนแผนการและเพิ่มอัตราการเข้าร่วมได้ ถ้ามีคนเอาคอมพิวเตอร์เข้ามานั่งทํางานทั้งๆที่เราจัด งานอีเว้นท์ คนอื่นๆก็อาจรู้สึกเบื่อหน่ายตามได้ ทั้งนี้ ต้องลองทบทวนดูว่าผู้ดําเนินรายการจริงจังกับการจัดงานจนสามารถบอกกับทุกคน ได้หรือไม่ว่า “งานอีเว้นท์นี้สําคัญมาก ดังนั้นกรุณาเข้าร่วมอย่างจดจ่อและอย่าเปิดคอมพิวเตอร์” บริษัทที่จัดงานแล้วแต่มีผู้เข้าร่วมน้อย หรือ จัดไปตามหน้าที่หรือรูปแบบที่กําหนดไว้เท่านั้น ส่วนใหญ่มักจะกําลังประสบปัญหาด้าน “เนื้อหาสาระ” ในการสื่อสารครับ

ทั้งนี้ งานอีเว้นท์เหล่านี้จัดขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์ที่จะ “ส่งเสริมมนุษย์สัมพันธ์ของบุคลากรในองค์กร” ดังนั้น นอกจากจะให้ความสําคัญกับ “ความสนุกสนาน” แล้ว ถ้าเราสอดแทรกเนื้อหาที่จะทําให้ “ต่างฝ่ายต่างเข้าใจอุปนิสัยกันและกัน” ได้ด้วยก็จะน่าจะดี ยิ่งมนุษย์เรารู้จักกันมาก เท่าไร เราจะยิ่ง “รู้สึกดี” กับคนๆนั้น และจะสามารถทํางานกับคนที่เรารู้สึกดีด้วยได้ง่ายยิ่งขึ้น เราจัดงานอีเว้นโดยคาดหวังผลลัพธ์เหล่านี้ หากเราสามารถผสมผสานเนื้อหาที่จะทําให้เหล่าพนักงานซึ่งปกติทํางานที่ไม่เกี่ยวข้องกันได้มารู้จักการงาน งานอดิเรก และครอบครัวของ อีกฝ่ายไว้ในงานอีเว้นท์ด้วยได้ ก็น่าจะดีครับ งานอย่างหนึ่งที่ผู้บริหาร หรือฝ่ายบุคคลสามารถทําได้ก็คือ การแก้ไขรูปแบบการจัดงานอีเว้นท์ ภายในบริษัทซึ่งอาจจะถูกกําหนดไว้ตายตัว เช่น เล่นเกมบิงโกกันทุกครั้งที่จัดงาน เป็นต้น สิ่งนี้จะส่งผลให้องค์กรมีชีวิตชีวามากยิ่งขึ้นครับ

ฉบับต่อไป เราจะมาพูดคุยเรื่องการสื่อสารโดยจะพิจารณาด้าน “ภาษา” กันบ้างครับ

Asian Identity’s Team Building Workshop

การที่จะทําให้ทีมงานของเรามีทํางาน ร่วมกันอย่างมีพลัง พุ่งเข้าชนทุกเป้า หมายและปัญหาร่วมกันได้นั้น การ ออกแบบสื่อสารภายในทีมเป็นปัจจัยที่ มองข้ามไปไม่ได้

จะทําอย่างให้ทุกคนมองเห็นเป้าหมาย และมีวิสัยทัศน์ร่วมกัน ทําอย่างไรให้ทุก คนร่วมมือกันและสื่อสารกันได้อย่างไร รอยต่อ ไม่มีกําแพงขวางกันระหว่างกัน ทีม Asian Identity ได้เห็นปัญหาน้ีจาก ลูกค้าองค์หลายราย และได้ออกแบบเป็น กิจกรรม”สร้างทีม” ที่ไม่ใช่แค่สร้าง สัมพันธ์ แต่เน้นท่ีการเปิดใจเข้าหากัน และ รู้จักตัวจนซึ่งกันและกัน เพื่อสร้างความ รู้สึกร่วม และเป็นเจ้าของทีมร่วมกันกับ ทุกคน

Discovering Your Life Goal with Identity
Leadership Workshop [IDL]

ลองวางมือจากการก้มหน้ามุงทํางานตามเดทไลน์ แล้วกลับมาใช้เวลาอยู่กับตัวเองและทําความรู้จักกับความต้องการที่แท้จริงของตนเองให้ มากขึ้นในเวิร์คชอบสามวันนี้ เพื่อปลุกพลังความเป็นผู้นําจากแก่นความเป็นตัวตนที่แท้จริงจากภายใน โปรแกรมนี้ได้ออกแบบมาเป็นอย่างดี สําหรับผู้ประกอบการ ผู้จัดการ และผู้ที่ต้องการสร้างความแข็งแกร่งในความเป็นผู้นําของตนเองเพิ่มขึ้น โดยเวิร์คชอบนี้เราได้จัดขึ้นทุกปี และ ได้รับผลตอบรับที่ดีและท่วมท้นจากผู้เข้าร่วมมาโดยตลอด เราได้เสียงตอบรับจากผู้เข้าร่วมเป็นจํานวนมากที่ “วิสัยทัศน์ของชีวิตตนเอง” ที่ได้ สร้างขึ้นผ่านเวิร์คชอบนี้ได้ประสบผลสําเร็จขึ้นจริง และ “เป็นประสบการณ์ที่ประทับใจมากแลลืมไม่ลงจริง ๆ ไม่ว่าจะผ่านมาแล้วกี่ปีก็ตาม”

โดยในครั้งนี้ เราได้รับเกียรติจากอาจารย์ผู้เชี่ยวชาญที่ทําการอบรมนี้ให้กับคนญี่ปุ่นและคนไทยเป็นนับหลายหมื่นคนมาแล้ว มาเป็นวิทยากรให้ ความรู้เอง โดยท่านได้บินตรงมาจากประเทศญี่ปุ่นเลยค่ะ โดยเราได้จั ดเตรียมล่ามมืออาชีพที่พร้อมถ่ายถอดและตั้งคําถามไปด้วยกันกับ วิทยากรหลัก ทําให้สามารถจัดการอบรมนี้สําหรับคนไทยและคนญี่ปุ่นพร้อมกันในสองภาษาค่ะ

[Free Seminar] ID MAP Seminar: How to Utilize Assessment Tools for Staff Growth

การที่บริษัทจะพิจารณาจ้างงาน วางแผนการอบรมและพัฒนาพนักงาน หรือ การวางคนในตําแหน่งงานที่เหมาะสมนั้น ต้องอาศัยการมอง วิเคราะห์คนที่เฉียบคม และมองได้ถึงทั้งภาพรวม และภาพลึกในแง่มุมที่ตอบโจทย์แนวนโยบายและความเชื่อของบริษัท ซึ่งในการประเมินคนใน ลักษณะนี้ การใช้แค่แบบทดสอบเพื่อตรวจหาว่า “คุณเป็นคนแบบไหน” หรือ “ลักษณะนิสัย” เท่านั้นอาจจะไม่เพียงพอในยุคที่ HR ก้าวขึ้นมาเป็น ผู้ออกแบบนโยบายร่วมกับผู้บริหารได้อีกต่อไป แต่เราต้องการเครื่องมือที่มองได้ลึกถึง แนวโน้มพฤติกรรม ทักษะความสามารถในการบริหาร หรือแนววิธีการคิดวิเคราะห์ หรือตัดสินใจของ “คน” ของเราให้มากขึ้น

ในสัมมนานี้ ทางทีมเอเชียน ไอเดนติตี้ ขอแนะนําเครื่องมือวิเคราะห์ประเมินคุณสมบัติและคุณลักษณะของคน (Assessment Tools) ที่ชื่อว่า ID MAP ซึ่งเครื่องมือตั วนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อนํามาเป็นอาวุธสําหรับงาน HRD ในการอ่าน และพัฒนาคน ที่ช่วยทั้งกระตุ้นและแนะแนว ทางในการพัฒนาตนเอง และเปิดมุมมอง HR ให้เห็นช่องว่างในการพัฒนาทักษะและแนวคิดสําหรับการทํางานให้กับบุคคลากรของในองค์กร

ในงานนี้ เราได้ทีมนักวิจัยผู้เชี่ยวชาญด้านเครื่องมือการประเมินและวิเคราะห์ต่าง ๆ มาใ้ห้รู้ไม่เพียงแต่เครื่องมือใหม่ แต่ยังรวมถึงวิธีคิดในการ วางนโยบายการพัฒนาคน และใช้เครื่องมือทาง HR มาใช้ในการวางแผนนโยบาย และถกลึกถึงคุณสมบั ติและการใช้งานของเครื่องมื อ วิเคราะห์ต่าง ๆ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายค่ะ