Asian Identity

AI NEWSLETTER Vol.38 เทคนิคสองประการสำหรับการบริหารจัดการองค์กรในยุค “New Normal” – JULY , 2020

17 ก.ค..2020

เทคนิคสองประการสำหรับการบริหารจัดการองค์กรในยุค “New Normal”

ระยะหลังมานี้ ทุกท่านน่าจะได้ยินคำว่า “New Normal” จนคุ้นหู

แม้วิถีชีวิตในแต่ละวันกำลังค่อย ๆ กลับเข้าสู่ภาวะปกติ แต่ดูเหมือนว่าการดูแลรักษาอนามัยและการเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distance) นั้นจะยังเป็นกิจวัตรที่ผู้คนจำต้องปฏิบัติอย่างเป็นประจำต่อไป

กิจกรรมทางธุรกิจก็เป็นไปในทิศทางเดียวกัน องค์กรหลายแห่งยังให้พนักงานทำงานบางส่วนแบบ Work From Home ส่วนการเดินทางไปพบคู่ค้านอกบริษัทหรือการเดินทางไปประจำตำแหน่งในต่างประเทศก็ยังเป็นไปได้ยากมาก ดังนั้น การบริหารองค์กรโดยมีเงื่อนไขตั้งต้นว่า “จะไม่พบปะผู้อื่น” จึงน่าจะเป็นวิถี New Normal ประการหนึ่งสำหรับองค์กร

ท่ามกลางสถานการณ์ข้างต้น พวกเราควรใส่ใจในเรื่องใดบ้าง ผมขอแนะนำเทคนิคสองประการซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการบริหารองค์กรนะครับ

1. จงใจทำให้การสื่อสารเป็นสิ่งที่ทุกฝ่ายสามารถมองเห็นได้
พอทำงานแบบ Work From Home หัวหน้างานก็จะรู้สึกว่างานการประเมินลูกน้องเป็นงานที่ยากขึ้นกว่าเดิม หลายท่านนำเรื่องนี้มาปรึกษากับผม ทั้งนี้ เป็นเรื่องปกติที่หลายท่านจะรู้สึกเช่นนี้ เมื่อทำงานแบบ Work From Home แน่นอนว่าหัวหน้ามีโอกาสสื่อสารกับลูกน้องน้อยลง และการสังเกตพฤติกรรมการทำงานของลูกน้องก็กลายเป็นงานยากด้วย นอกจากนี้ ผมมองว่าปัญหาข้างต้นสัมพันธ์กับกลไก “การจดจำ” ของมนุษย์ด้วย

สมองมีกลไกการสร้าง “ความทรงจำอาศัยเหตุการณ์ (Episodic Memory)” กล่าวคือ เวลาจดจำเหตุการณ์อย่างหนึ่ง มนุษย์จะจดจำสภาพแวดล้อมในขณะนั้นรวมทั้งความรู้สึกของตนเองไปพร้อมกันด้วย “ผมเล่าเรื่องนั้นให้คุณฟังแล้วใช่ไหม ถ้าจำไม่ผิด ผมน่าจะบอกคุณตอนที่พวกเราอยู่ในสตาร์บัคส์น่ะ” บทสนทนาในลักษณะนี้เกิดขึ้นเนื่องจากสมองจดจำเนื้อหาเรื่องราวไปพร้อมกับข้อมูลสถานที่และสิ่งแวดล้อมรอบข้างด้วย

ที่จริง พอคนญี่ปุ่นมายังประเทศที่อยู่ทางใต้ เช่น ประเทศไทย ก็มักจะรู้สึกว่า “เวลาผ่านไปไว” และ “นึกไม่ออกว่าเหตุการณ์เกิดขึ้นเมื่อไหร่” นั่นเป็นเพราะว่าประเทศญี่ปุ่นมีสี่ฤดู คนญี่ปุ่นจึงติดนิสัยการจดจำเหตุการณ์และข้อมูลเกี่ยวกับสภาพอากาศไปพร้อม ๆ กัน อย่างเช่นบทสนทนาต่อไปนี้ “ถ้าจำไม่ผิด เราเจอกันคราวที่แล้วในช่วงหน้าหนาวใช่ไหม” จะเห็นได้ว่าความทรงจำของมนุษย์นั้นมีระบบการทำงานที่ซับซ้อนเป็นอย่างยิ่ง

เมื่อทำงานแบบ Work From Home โดยทั่วไป สภาพแวดล้อมรอบข้างนั้นจะจำกัดอยู่เพียงภายในห้องหรือภายในบ้านของตนเท่านั้น นอกจากนี้ หัวหน้างานก็มองเห็นสภาพของลูกน้องผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์เท่านั้น เท่ากับว่ามีข้อมูล “สภาพแวดล้อมรอบข้าง” น้อยมาก ดังนั้น การจดจำเนื้อหาที่พูดคุยกันจึงกลายเป็นเรื่องที่ยากขึ้น

ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นการเสี่ยงที่จะพึ่งพาระบบความทรงจำอย่างที่เคยทำมา และจำเป็นต้องจงใจ “บันทึก” สิ่งที่สื่อสารกันในแต่ละครั้ง เมื่อหัวหน้าประชุมกับลูกน้อง ก็ควรจัดทำบันทึกเนื้อหาที่พูดคุยกันไว้เพื่อใช้อ้างอิงในภายหลัง นอกจากนี้ ก็ควรสร้างกิจวัตรการจัดทำรายงานประจำวันหรืออีเมลทบทวนการทำงานในแต่ละวันด้วย

แม้ขั้นตอนข้างต้นต้องอาศัยความพยายามพอสมควรก็ตาม แต่การ Work From Home ส่งผลให้การสร้างความเข้าใจร่วมกันกลายเป็นเรื่องที่ยากขึ้น รวมทั้งข้อมูลสภาพแวดล้อมก็ลดลงด้วย ดังนั้นการจัดทำบันทึกจึงจำเป็นต่อการทำงาน และแน่นอนว่าเป็นประโยชน์ต่อการประเมินพนักงานด้วย เมื่อพิจารณาในแง่นี้ ก็น่าจะเห็นถึงความจำเป็นด้านการส่งเสริมให้เกิดการบันทึกข้อมูล

2. เลือกใช้การประชุมแบบออนไลน์และออฟไลน์ตามวัตถุประสงค์ ไม่นำสองวิธีนี้มาเปรียบเทียบกัน
การจัดประชุมแบบออนไลน์น่าจะเกิดขึ้นบ่อยกว่าแต่ก่อน แม้บริษัทจะไม่ได้ให้พนักงานทำงานแบบ Work From Home ก็ตาม แต่ก็น่าจะมีโอกาสประชุมแบบออนไลน์กับทางสำนักงานใหญ่หรือคู่ค้า เป็นต้น

เมื่อพิจารณาในแง่ของการรับส่งข้อมูล แน่นอนว่าการประชุมแบบออนไลน์ไม่สะดวกเหมือนการประชุมที่ได้มาพบหน้ากันจริง ๆ (การประชุมแบบออฟไลน์) นอกจากนี้ ผู้เข้าประชุมก็จะรู้สึกเครียดด้วย เนื่องจากมนุษย์เป็นสิ่งมีชีวิตที่ชอบใช้ “ประสาทสัมผัสทั้งห้า” ในการสื่อสาร

เมื่อประชุมแบบออฟไลน์ นอกจากการพูด การฟัง (ประสาทการได้ยิน) และการมอง (ประสาทการมองเห็น) แล้ว เราก็ยังสามารถใช้การสัมผัส (ประสาทการสัมผัส) เช่น การตบบ่า และ ใช้ประสาทการรับรส เช่น การทานอาหารด้วยกันได้ด้วย ยิ่งไปกว่านั้น เรายังใช้ประสาทการรับกลิ่นในการเก็บข้อมูลบรรยากาศการประชุมและกลิ่นของผู้อื่นด้วยแม้จะเกิดขึ้นโดยไม่รู้ตัวก็ตาม มนุษย์ใช้ประสาทสัมผัสเหล่านี้ทำให้การสื่อสารมีความครบถ้วนสมบูรณ์ นี่คือสัญชาตญาณที่มนุษย์มีมาตั้งแต่ก่อนจะวิวัฒนาการจากลิงสู่เผ่าพันธุ์มนุษย์

แต่เมื่อประชุมแบบออนไลน์ เราสามารถใช้ประสาทสัมผัสได้เพียงแค่สองประการ คือ การได้ยินและการมองเห็น แถมข้อมูลเหล่านั้นยังอยู่เพียงแค่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ เหตุการณ์ข้างต้นเป็นสิ่งแปลกปลอมสำหรับสมอง จึงก่อให้เกิดความเครียด

ขอนอกเรื่องสักนิดนะครับ หากสื่อสารผ่านหน้าจอขนาดใหญ่ที่แสดงภาพความละเอียดสูงสมองจะเกิดสัมผัสลวง ส่งผลให้ระดับความเครียดลดลง การพัฒนาของอุปกรณ์เหล่านี้น่าจะทำให้ระดับความเครียดจากการสื่อสารแบบออนไลน์ลดลง

แต่ในปัจจุบัน สิ่งที่พวกเราควรกระทำก็คือการยอมรับว่าโลกเสมือนจริงและโลกจริงมีลักษณะต่างกันโดยสิ้นเชิง “ไม่นำโลกทั้งสองมาเปรียบเทียบกัน” และ “เลือกใช้” อย่างชาญฉลาด

ขอยกการฝึกฟุตบอลมาเป็นตัวอย่าง ในวันที่ฟ้าเปิด ไม่มีฝน นักกีฬาก็จะซ้อมในสนาม ในวันที่ฝนตก ก็จะทำกิจกรรมอื่น ๆ ในอาคารแทน เช่น พูดคุยกันเรื่องแทคติกหรือฝึกกล้ามเนื้อ เป็นต้น คงไม่มีใครที่ฝืนออกมาซ้อมกลางสนามท่ามกลางฝน เราควรคำนึงถึงกิจกรรมที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมดังตัวอย่างข้างต้น

อธิบายอย่างชัดเจนได้ดังนี้ โดยหลักแล้ว ช่องทางออนไลน์นั้นน่าจะใช้กับการประชุมเพื่อสื่อสารข้อมูลหรือเพื่อ Ho Ren So (การรายงาน ติดต่อ และปรึกษา) ได้อย่างไม่ติดขัด นอกจากนี้ สิ่งที่เหมาะเจาะกับการประชุมแบบออนไลน์เป็นอย่างดีก็คือ “การใช้ความคิด” เช่น การรวมตัวกันเพื่อวางแผนหรือระดมสมองนั้น หากให้สมาชิกออกความเห็นผ่านการแชท ก็อาจจะได้รับความเห็นมากกว่าตอนที่อยู่ด้วยกันในห้องประชุมเสียอีก

หรือแม้แต่งานสัมมนาอบรมที่บริษัทของผมจัดก็ตาม พอจัดอบรมแบบออนไลน์ ผู้เข้าอบรมที่มักจะนั่งฟังเงียบ ๆ ในห้องสัมมนาก็จะส่งข้อความแสดงความเห็นให้พวกเราผ่านการแชท คนจำนวนมากถนัดที่จะใช้ความคิดแล้วเขียนบรรยายมากกว่าพูด หากต้องการส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมใช้ความคิดอย่างเช่นในกรณีข้างต้น ก็ขอให้วางแผนจัดการประชุมแบบออนไลน์โดยเชื่อว่าช่องทางออนไลน์ก็สร้างผลลัพธ์ที่ดีได้เช่นกัน

ในทางกลับกัน หากเป็นการประชุมที่ควรใช้ประสาทสัมผัสทั้งห้าก็ควรใช้ประโยชน์จากช่องทางออฟไลน์ การประชุมที่ไม่ได้เป็นไปเพื่อสื่อสารข้อมูลเพียงอย่างเดียว แต่ต้องการทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีไฟยิ่งขึ้น หรือการประชุมเพื่อส่งเสริมความปรองดองของเหล่าพนักงานนั้นน่าจะไม่มีอะไรจะเหมาะไปกว่าการจัดแบบออฟไลน์ ยกตัวอย่างเช่น การประชุมเพื่อเริ่มโปรเจค (Kick Off) การประชุมเพื่อแถลงนโยบาย และการประชุมประจำเดือนเพื่อทบทวนผลงาน เป็นต้น

ทั้งหมดนี้คือเทคนิคการบริหารจัดการสองประการสำหรับใช้ในยุค “New Normal” จากนี้ สภาพแวดล้อมจะน่าจะยังคงเปลี่ยนแปลงอย่างผันผวนต่อไป เราไม่ควรหวังว่าจะย้อนกลับไปยังโลกยุคเก่า แต่เราควรยกระดับและปรับตนเองให้เข้ากับโลกยุคใหม่

 

*ฉบับภาษาญี่ปุ่นอยู่ตรงนี้ครับ ถ้าเป็นไปได้ ขอให้คุณผู้อ่านแชร์จดหมายข่าวนี้ให้แก่คนรู้จักหรือเพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นด้วยนะครับ

Link: https://hr-egg-jp.asian-identity.com/newsletter/july-2020

＊ทีมผู้จัดทำ AI Newsletter ยินดีรับฟังความเห็นและตอบคำถามของคุณผู้อ่านครับ! คุณสามารถส่งอีเมลแสดงความคิดเห็น หรือสอบถามมายัง info@a-identity.asia ได้เลยนะครับ! ขอโอกาสให้ผมได้ลองเขียนบทความในลักษณะถามตอบกับคุณผู้อ่านทุกคนด้วยนะครับ

 

Credit:
Photo by Evgeni Tcherkasski from Unsplash
Photo by Vlada Karpovich from Pexels
Photo by Anna Shvets from Pexels
Photo by Fauxels from Pexels
Photo by Chris Montgomery from Unsplash

 

 

[content_block id=1898 title=yes title_tag=h3]