Asian Identity

AI NEWSLETTER Vol.38 เทคนิคสองประการสำหรับการบริหารจัดการองค์กรในยุค “New Normal”

17 ก.ค. 2020

เทคนิคสองประการสำหรับการบริหารจัดการองค์กรในยุค “New Normal”

ระยะหลังมานี้ ทุกท่านน่าจะได้ยินคำว่า “New Normal” จนคุ้นหู

แม้วิถีชีวิตในแต่ละวันกำลังค่อย ๆ กลับเข้าสู่ภาวะปกติ แต่ดูเหมือนว่าการดูแลรักษาอนามัยและการเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distance) นั้นจะยังเป็นกิจวัตรที่ผู้คนจำต้องปฏิบัติอย่างเป็นประจำต่อไป

กิจกรรมทางธุรกิจก็เป็นไปในทิศทางเดียวกัน องค์กรหลายแห่งยังให้พนักงานทำงานบางส่วนแบบ Work From Home ส่วนการเดินทางไปพบคู่ค้านอกบริษัทหรือการเดินทางไปประจำตำแหน่งในต่างประเทศก็ยังเป็นไปได้ยากมาก ดังนั้น การบริหารองค์กรโดยมีเงื่อนไขตั้งต้นว่า “จะไม่พบปะผู้อื่น” จึงน่าจะเป็นวิถี New Normal ประการหนึ่งสำหรับองค์กร

ท่ามกลางสถานการณ์ข้างต้น พวกเราควรใส่ใจในเรื่องใดบ้าง ผมขอแนะนำเทคนิคสองประการซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการบริหารองค์กรนะครับ

1. จงใจทำให้การสื่อสารเป็นสิ่งที่ทุกฝ่ายสามารถมองเห็นได้
พอทำงานแบบ Work From Home หัวหน้างานก็จะรู้สึกว่างานการประเมินลูกน้องเป็นงานที่ยากขึ้นกว่าเดิม หลายท่านนำเรื่องนี้มาปรึกษากับผม ทั้งนี้ เป็นเรื่องปกติที่หลายท่านจะรู้สึกเช่นนี้ เมื่อทำงานแบบ Work From Home แน่นอนว่าหัวหน้ามีโอกาสสื่อสารกับลูกน้องน้อยลง และการสังเกตพฤติกรรมการทำงานของลูกน้องก็กลายเป็นงานยากด้วย นอกจากนี้ ผมมองว่าปัญหาข้างต้นสัมพันธ์กับกลไก “การจดจำ” ของมนุษย์ด้วย

สมองมีกลไกการสร้าง “ความทรงจำอาศัยเหตุการณ์ (Episodic Memory)” กล่าวคือ เวลาจดจำเหตุการณ์อย่างหนึ่ง มนุษย์จะจดจำสภาพแวดล้อมในขณะนั้นรวมทั้งความรู้สึกของตนเองไปพร้อมกันด้วย “ผมเล่าเรื่องนั้นให้คุณฟังแล้วใช่ไหม ถ้าจำไม่ผิด ผมน่าจะบอกคุณตอนที่พวกเราอยู่ในสตาร์บัคส์น่ะ” บทสนทนาในลักษณะนี้เกิดขึ้นเนื่องจากสมองจดจำเนื้อหาเรื่องราวไปพร้อมกับข้อมูลสถานที่และสิ่งแวดล้อมรอบข้างด้วย

ที่จริง พอคนญี่ปุ่นมายังประเทศที่อยู่ทางใต้ เช่น ประเทศไทย ก็มักจะรู้สึกว่า “เวลาผ่านไปไว” และ “นึกไม่ออกว่าเหตุการณ์เกิดขึ้นเมื่อไหร่” นั่นเป็นเพราะว่าประเทศญี่ปุ่นมีสี่ฤดู คนญี่ปุ่นจึงติดนิสัยการจดจำเหตุการณ์และข้อมูลเกี่ยวกับสภาพอากาศไปพร้อม ๆ กัน อย่างเช่นบทสนทนาต่อไปนี้ “ถ้าจำไม่ผิด เราเจอกันคราวที่แล้วในช่วงหน้าหนาวใช่ไหม” จะเห็นได้ว่าความทรงจำของมนุษย์นั้นมีระบบการทำงานที่ซับซ้อนเป็นอย่างยิ่ง

เมื่อทำงานแบบ Work From Home โดยทั่วไป สภาพแวดล้อมรอบข้างนั้นจะจำกัดอยู่เพียงภายในห้องหรือภายในบ้านของตนเท่านั้น นอกจากนี้ หัวหน้างานก็มองเห็นสภาพของลูกน้องผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์เท่านั้น เท่ากับว่ามีข้อมูล “สภาพแวดล้อมรอบข้าง” น้อยมาก ดังนั้น การจดจำเนื้อหาที่พูดคุยกันจึงกลายเป็นเรื่องที่ยากขึ้น

ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นการเสี่ยงที่จะพึ่งพาระบบความทรงจำอย่างที่เคยทำมา และจำเป็นต้องจงใจ “บันทึก” สิ่งที่สื่อสารกันในแต่ละครั้ง เมื่อหัวหน้าประชุมกับลูกน้อง ก็ควรจัดทำบันทึกเนื้อหาที่พูดคุยกันไว้เพื่อใช้อ้างอิงในภายหลัง นอกจากนี้ ก็ควรสร้างกิจวัตรการจัดทำรายงานประจำวันหรืออีเมลทบทวนการทำงานในแต่ละวันด้วย

แม้ขั้นตอนข้างต้นต้องอาศัยความพยายามพอสมควรก็ตาม แต่การ Work From Home ส่งผลให้การสร้างความเข้าใจร่วมกันกลายเป็นเรื่องที่ยากขึ้น รวมทั้งข้อมูลสภาพแวดล้อมก็ลดลงด้วย ดังนั้นการจัดทำบันทึกจึงจำเป็นต่อการทำงาน และแน่นอนว่าเป็นประโยชน์ต่อการประเมินพนักงานด้วย เมื่อพิจารณาในแง่นี้ ก็น่าจะเห็นถึงความจำเป็นด้านการส่งเสริมให้เกิดการบันทึกข้อมูล

2. เลือกใช้การประชุมแบบออนไลน์และออฟไลน์ตามวัตถุประสงค์ ไม่นำสองวิธีนี้มาเปรียบเทียบกัน
การจัดประชุมแบบออนไลน์น่าจะเกิดขึ้นบ่อยกว่าแต่ก่อน แม้บริษัทจะไม่ได้ให้พนักงานทำงานแบบ Work From Home ก็ตาม แต่ก็น่าจะมีโอกาสประชุมแบบออนไลน์กับทางสำนักงานใหญ่หรือคู่ค้า เป็นต้น

เมื่อพิจารณาในแง่ของการรับส่งข้อมูล แน่นอนว่าการประชุมแบบออนไลน์ไม่สะดวกเหมือนการประชุมที่ได้มาพบหน้ากันจริง ๆ (การประชุมแบบออฟไลน์) นอกจากนี้ ผู้เข้าประชุมก็จะรู้สึกเครียดด้วย เนื่องจากมนุษย์เป็นสิ่งมีชีวิตที่ชอบใช้ “ประสาทสัมผัสทั้งห้า” ในการสื่อสาร

เมื่อประชุมแบบออฟไลน์ นอกจากการพูด การฟัง (ประสาทการได้ยิน) และการมอง (ประสาทการมองเห็น) แล้ว เราก็ยังสามารถใช้การสัมผัส (ประสาทการสัมผัส) เช่น การตบบ่า และ ใช้ประสาทการรับรส เช่น การทานอาหารด้วยกันได้ด้วย ยิ่งไปกว่านั้น เรายังใช้ประสาทการรับกลิ่นในการเก็บข้อมูลบรรยากาศการประชุมและกลิ่นของผู้อื่นด้วยแม้จะเกิดขึ้นโดยไม่รู้ตัวก็ตาม มนุษย์ใช้ประสาทสัมผัสเหล่านี้ทำให้การสื่อสารมีความครบถ้วนสมบูรณ์ นี่คือสัญชาตญาณที่มนุษย์มีมาตั้งแต่ก่อนจะวิวัฒนาการจากลิงสู่เผ่าพันธุ์มนุษย์

แต่เมื่อประชุมแบบออนไลน์ เราสามารถใช้ประสาทสัมผัสได้เพียงแค่สองประการ คือ การได้ยินและการมองเห็น แถมข้อมูลเหล่านั้นยังอยู่เพียงแค่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ เหตุการณ์ข้างต้นเป็นสิ่งแปลกปลอมสำหรับสมอง จึงก่อให้เกิดความเครียด

ขอนอกเรื่องสักนิดนะครับ หากสื่อสารผ่านหน้าจอขนาดใหญ่ที่แสดงภาพความละเอียดสูงสมองจะเกิดสัมผัสลวง ส่งผลให้ระดับความเครียดลดลง การพัฒนาของอุปกรณ์เหล่านี้น่าจะทำให้ระดับความเครียดจากการสื่อสารแบบออนไลน์ลดลง

แต่ในปัจจุบัน สิ่งที่พวกเราควรกระทำก็คือการยอมรับว่าโลกเสมือนจริงและโลกจริงมีลักษณะต่างกันโดยสิ้นเชิง “ไม่นำโลกทั้งสองมาเปรียบเทียบกัน” และ “เลือกใช้” อย่างชาญฉลาด

ขอยกการฝึกฟุตบอลมาเป็นตัวอย่าง ในวันที่ฟ้าเปิด ไม่มีฝน นักกีฬาก็จะซ้อมในสนาม ในวันที่ฝนตก ก็จะทำกิจกรรมอื่น ๆ ในอาคารแทน เช่น พูดคุยกันเรื่องแทคติกหรือฝึกกล้ามเนื้อ เป็นต้น คงไม่มีใครที่ฝืนออกมาซ้อมกลางสนามท่ามกลางฝน เราควรคำนึงถึงกิจกรรมที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมดังตัวอย่างข้างต้น

อธิบายอย่างชัดเจนได้ดังนี้ โดยหลักแล้ว ช่องทางออนไลน์นั้นน่าจะใช้กับการประชุมเพื่อสื่อสารข้อมูลหรือเพื่อ Ho Ren So (การรายงาน ติดต่อ และปรึกษา) ได้อย่างไม่ติดขัด นอกจากนี้ สิ่งที่เหมาะเจาะกับการประชุมแบบออนไลน์เป็นอย่างดีก็คือ “การใช้ความคิด” เช่น การรวมตัวกันเพื่อวางแผนหรือระดมสมองนั้น หากให้สมาชิกออกความเห็นผ่านการแชท ก็อาจจะได้รับความเห็นมากกว่าตอนที่อยู่ด้วยกันในห้องประชุมเสียอีก

หรือแม้แต่งานสัมมนาอบรมที่บริษัทของผมจัดก็ตาม พอจัดอบรมแบบออนไลน์ ผู้เข้าอบรมที่มักจะนั่งฟังเงียบ ๆ ในห้องสัมมนาก็จะส่งข้อความแสดงความเห็นให้พวกเราผ่านการแชท คนจำนวนมากถนัดที่จะใช้ความคิดแล้วเขียนบรรยายมากกว่าพูด หากต้องการส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมใช้ความคิดอย่างเช่นในกรณีข้างต้น ก็ขอให้วางแผนจัดการประชุมแบบออนไลน์โดยเชื่อว่าช่องทางออนไลน์ก็สร้างผลลัพธ์ที่ดีได้เช่นกัน

ในทางกลับกัน หากเป็นการประชุมที่ควรใช้ประสาทสัมผัสทั้งห้าก็ควรใช้ประโยชน์จากช่องทางออฟไลน์ การประชุมที่ไม่ได้เป็นไปเพื่อสื่อสารข้อมูลเพียงอย่างเดียว แต่ต้องการทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีไฟยิ่งขึ้น หรือการประชุมเพื่อส่งเสริมความปรองดองของเหล่าพนักงานนั้นน่าจะไม่มีอะไรจะเหมาะไปกว่าการจัดแบบออฟไลน์ ยกตัวอย่างเช่น การประชุมเพื่อเริ่มโปรเจค (Kick Off) การประชุมเพื่อแถลงนโยบาย และการประชุมประจำเดือนเพื่อทบทวนผลงาน เป็นต้น

ทั้งหมดนี้คือเทคนิคการบริหารจัดการสองประการสำหรับใช้ในยุค “New Normal” จากนี้ สภาพแวดล้อมจะน่าจะยังคงเปลี่ยนแปลงอย่างผันผวนต่อไป เราไม่ควรหวังว่าจะย้อนกลับไปยังโลกยุคเก่า แต่เราควรยกระดับและปรับตนเองให้เข้ากับโลกยุคใหม่

 

* ฉบับภาษาญี่ปุ่นอยู่ตรงนี้ครับ อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นอ่านด้วยนะครับ! คลิกที่นี่

* ข้อมูลเกี่ยวกับคอร์สพัฒนาบุคลากรระดับผู้จัดการชาวไทยและญี่ปุ่น อ่านที่นี่

* ข้อเกี่ยวกับคอร์สพัฒนาบุคลากรภายในองค์กรรูปแบบ In-house คลิกที่นี่

＊ทีมผู้จัดทำ AI Newsletter ยินดีรับฟังความเห็นและตอบคำถามของคุณผู้อ่านครับ! คุณสามารถส่งอีเมลแสดงความคิดเห็น หรือสอบถามมายัง info@a-identity.asia ได้เลยนะครับ! ขอโอกาสให้ผมได้ลองเขียนบทความในลักษณะถามตอบกับคุณผู้อ่านทุกคนด้วยนะครับ

 

Credit:
Photo by Evgeni Tcherkasski from Unsplash
Photo by Vlada Karpovich from Pexels
Photo by Anna Shvets from Pexels
Photo by Fauxels from Pexels
Photo by Chris Montgomery from Unsplash

Katsuhiro Nakamura (Jack)
CEO & Founder, Asian Identity Co., Ltd.

Profile

ดำเนินกิจการบริษัท Asian Identity องค์กรให้คำปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคลซึ่งมีความชำนาญงานในภูมิภาคเอเชีย และ มีประเทศไทยเป็นจุดเริ่มต้น ดำรงตำแหน่งปัจจุบันหลังจากสั่งสมประสบการณ์ทำงานที่บริษัท Nestlé บริษัท Link and Motivation และ บริษัท GLOBIS ปัจจุบันรับผิดชอบงานด้านการให้คำปรึกษา และ จัดอบรมในประเทศต่าง ๆ ในเอเชียโดยมีสำนักงานในประเทศไทย ระหว่างที่อยู่ในกรุงเทพ ยังได้เขียน และ จำหน่ายหนังสือ “สู้สู้ PIM! (Su Su Pim!)” การ์ตูนให้ความรู้ด้านการทำธุรกิจสำหรับชาวไทยด้วย

 

– Certified Facilitator of LEGO® SERIOUS PLAY®
– Completed ORSC™ – Organization and Relationship System Coaching Practical Application Course
– Certified Facilitator of Hofstede Insight Organizational Culture (วัฒนธรรมองค์กร)
– CoachingOurselves Facilitator