Asian Identity

AI NEWSLETTER Vol.33 องค์กรซึ่งรับมือกับความเปลี่ยนแปลงได้ดี – FEBRUARY , 2020

11 ก.พ..2020

จดหมายข่าวฉบับที่ 33 นี้ ขอเสนอเรื่อง “องค์กรซึ่งรับมือกับความเปลี่ยนแปลงได้ดี” ครับ

องค์กรซึ่งรับมือกับความเปลี่ยนแปลงได้ดี

ในขณะที่ภาวะเศรษฐกิจทั่วโลกกำลังถดถอย ในปีค.ศ. 2020นี้ ภาพอนาคตของประเทศไทยก็ไม่มีความชัดเจน ในสภาวการณ์เช่นนี้ สิ่งใดที่หัวหน้างานเช่นพวกเราควรคำนึงถึงหรือครับ

ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น รวมทั้งปรับโครงสร้างทางการเงินขององค์กร ให้สามารถรับมือกับอุปสรรคต่าง ๆ ได้  โยกย้ายทรัพยากรที่มีมาใช้ประโยชน์ในธุรกิจที่สามารถทำกำไรได้ แทนธุรกิจที่ไม่ก่อให้เกิดกำไร องค์กรหลายแห่งน่าจะคิดถึงประเด็นเหล่านี้เป็นอันดับแรก นอกจากประเด็นข้างต้นแล้ว ผมคิดว่า ภารกิจที่สำคัญที่สุด คือ การสร้าง “องค์กรซึ่งสามารถรับมือกับความเปลี่ยนแปลงได้ดี” ไว้แต่เนิ่น ๆ ครับ

มนุษย์เรานั้นรับรู้สิ่งต่าง ๆ โดยคิดว่า “เรื่องร้าย ๆ จะไม่เกิดขึ้น (Normalcy bias)” เป็นกลไกที่เกิดขึ้นโดยที่เราไม่รู้ตัว แม้ความอันตราย หรือ ความเปลี่ยนแปลงกำลังคืบคลานเข้ามา มนุษย์เรามักจะมองว่า “คงยังไม่เป็นไรหรอก” และ จะไม่เปลี่ยนพฤติกรรมของตน แม้จะเกิดแผ่นดินไหวรุนแรง แต่การรับมือในช่วงแรกนั้นเป็นไปอย่างเชื่องช้า จึงเกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น กล่าวกันว่าภาวะข้างต้นก็มีที่มาจากกลไกดังกล่าวเช่นกัน

ผู้คนจำนวนมากคาดการณ์ว่าในอีก 10 ปีข้างหน้านี้ บริษัทเชื้อสายญี่ปุ่นก็จะต้องเกิดการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างครั้งใหญ่เป็นแน่ บริษัทบางแห่งอาจจะยังทำงานในแบบเดิม ๆ ต่อไปโดยมองว่า “ ณ ตอนนี้ น่าจะยังไม่ต้องกังวล” ในทางกลับกัน บริษัทบางแห่งอาจกำลังเตรียมปรับตัวให้เข้ากับความเปลี่ยนแปลงก่อนที่ผู้อื่นจะเริ่มไหวตัว การตัดสินใจของบริษัทนั้นส่งผลต่อโอกาสการอยู่รอดของบริษัทนั้น ๆ ก็ว่าได้ ในช่วงปีค.ศ. 2008 ซึ่งเกิดวิกฤตการณ์ Lehman Brothers บริษัทที่อยู่รอด คือ บริษัทที่สังเกตเห็นสัญญาณความเปลี่ยนแปลง และ ดำเนินการรับมืออย่างรวดเร็วครับ

ในอดีต Konosuke Matsushita ผู้ก่อตั้ง Panasonic เคยกล่าวไว้ว่า “เศรษฐกิจเติบโตนั้นเป็นเรื่องดี เศรษฐกิจหดตัวนั้นยิ่งเป็นเรื่องดี” ลองมองในมุมกลับกันว่า แม้ความทุกข์ยากจะบังเกิดขึ้นก็ตาม แต่นั่นอาจเป็นดั่งโอกาสให้องค์กรได้ทบทวน และ ปฏิรูปวิธีบริหารงานของตน ทั้งนี้ ก็อยู่ที่ว่าผู้นำองค์กรดังกล่าวมองเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างไรด้วย ทั้งนี้ ผมได้สรุปหัวข้อที่จำเป็นต่อการสร้าง “องค์กรซึ่งรับมือกับความเปลี่ยนแปลงได้ดี” ประกอบไปด้วย 4 ประเด็นดังนี้ครับ

1. เผยแพร่ปรัชญา และ นโยบายองค์กรอย่างจริงจัง: มุ่งเน้นการสื่อสารจากระดับบนสู่ล่าง
สิ่งแรกที่ผู้นำควรคำนึงถึง คือ การมุ่งเน้นด้านการสื่อสารข้อความสำคัญจากฝ่ายบริหาร หรือ “ผู้อยู่ระดับบน” ผ้าทอนั้นประกอบไปด้วยเส้นไหมที่ทอในแนวตั้ง และ เส้นไหมที่ทอในแนวนอน เช่นเดียวกับองค์กรซึ่งก่อร่างสร้างตัวขึ้นผ่านการสื่อสารทั้งในแบบแนวดิ่ง และ แนวราบ ในยามปกตินั้น การมุ่งเน้นด้านการสื่อสารในแนวราบ หรือ การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนก จะส่งผลให้เกิดความตื่นตัวในองค์กรโดยรวม เป็นประเด็นที่ควรให้ความสำคัญในยามปกติ แต่ในยามวิกฤตนั้น การสื่อสารในแนวดิ่งจะเข้ามามีบทบาทสำคัญยิ่งกว่า การสื่อสารที่ว่าก็คือ การหาโอกาสบอกกล่าวนโยบายของผู้บริหารระดับสูงอย่างชัดเจน รวมทั้งแจกแจงอย่างชัดเจนให้พนักงานเข้าใจถึงสภาพการณ์ที่บริษัทกำลังเผชิญ และ สิ่งที่จำเป็นต้องดำเนินการ เป็นต้น

ทั้งนี้บริษัทก็จำเป็นต้องหาโอกาสซึ่งจะใช้ในการให้ข้อมูล บริษัทของเรามีกิจกรรมชื่อ “Retreat” ซึ่งโดยหลักแล้ว พนักงานระดับ Manager จะมารวมตัวกัน ใช้เวลาประมาณครึ่งวัน ถึง  1 วันในการอธิบายนโยบายองค์กร และ พูดคุยกันอย่างเต็มที่ครับ ทั้งนี้ ผู้บริหารระดับสูงจะไม่เป็นผู้พูดอธิบายอยู่ฝ่ายเดียว แต่จะเปิดโอกาสให้เหล่า Manager ได้อภิปรายร่วมกันว่าจะปฏิบัติอย่างไรหลังรับฟังนโยบาย เป็นช่วงเวลาที่เหล่า Manager ได้บอกเล่าถึง “โลกทัศน์” ของตนให้แก่ Manager อื่น ๆ ฟัง นอกจากนี้ ผู้เข้าร่วมการพูดคุยก็จำเป็นต้องทบทวน “ปรัชญา” ซึ่งเป็นดั่งรากฐานของบริษัท ทำความเข้าใจอีกครั้ง และ บอกเล่าความเข้าใจนั้นให้แก่กันและกันอีกครั้งด้วย ภายใต้ปรัชญานั้นย่อมเต็มไปด้วย DNA ที่บริษัทนั้น ๆ บ่มเพาะขึ้น “สิ่งที่สมกับเป็นบริษัทดังกล่าว” หรือ จุดแข็งของบริษัทดังกล่าว แม้สภาพแวดล้อมจะเปลี่ยนแปลงไป ที่สำคัญ คือ องค์กรไม่ถึงกับต้องเปลี่ยนเอกลักษณ์ของตนอย่างกระวนกระวาย ควรกำหนดให้ชัดเจนว่าอะไรที่ “ควรรักษาไว้” ด้วยนะครับ

2. พัฒนาบุคคลที่จะมาเป็นแกนนำหลักขององค์กร
ระยะหลังมานี้ ในบริษัทเชื้อสายญี่ปุ่นในไทยหลายแห่ง พนักงานชาวไทยรุ่นก่อนกำลังส่งต่องานรุ่นใหม่สืบสานต่อไป พนักงานชาวไทยรุ่นแรกซึ่งเข้าทำงานตั้งแต่ช่วงปีค.ศ. 1980 – ปีค.ศ. 1995 กำลังทยอยเกษียณงาน จากนี้น่าจะเกิดการส่งต่องานจากรุ่นสู่รุ่นมากยิ่งขึ้น พนักงานรุ่นแรกเหล่านี้ เป็นผู้มีความดีความชอบในการส่งเสริมองค์กรมาเป็นเวลานาน แต่ก็มักจะเป็นแกนนำต่อต้านการเปลี่ยนแปลง เมื่อเกิดความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ขึ้นในอนาคต เราจึงจำเป็นต้องเปลี่ยนถ่ายบุคลากรจากรุ่นเก่าสู่รุ่นใหม่อย่างราบรื่น พร้อมทั้งให้ความเคารพบุคลากรรุ่นเก่าซึ่งอุทิศตนให้แก่องค์กรเสมอมา

กล่าวให้ละเอียด คือ องค์กรจำเป็นต้อง “พัฒนาบุคลากรขึ้นมาเป็นหัวหน้างานรุ่นต่อไป” โดยเป็นบุคลากรซึ่งมีทักษะต่างจากเดิม ที่ผ่านมา องค์กรเชื้อสายญี่ปุ่นมักสรรหาบุคลากรชาวไทยที่ “ทำตามคำสั่งได้ดี” แต่จากนี้ไป องค์กรจำเป็นต้องมีบุคลากรที่ “สามารถกำหนดวิสัยทัศน์ของตนเอง” “สามารถบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง” และ “สามารถมองภาพรวม ไม่จำกัดเฉพาะขอบเขตใดขอบเขตหนึ่ง” เป็นต้น บุคลากรซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมายต้องเข้ารับการอบรม คือ เหล่า Manager ที่มีอายุ 30 – 49 ปี ในบางกรณี อาจรวมถึงบุคลากรอายุ 20 – 29 ปีซึ่งได้รับคัดเลือกเข้ามาเป็นกรณีพิเศษด้วย ชาวไทยวัยหนุ่มสาวเก่งขึ้นเรื่อย ๆ ดังนั้น การคัดเลือกบุคลากรกลุ่มนี้มาพัฒนาจึงเป็นวิธีหนึ่งซึ่งส่งผลดีต่อการสร้างความเปลี่ยนแปลงภายในบริษัทเช่นกัน

3. ลด Cycle การประเมินพนักงาน และ สร้างวัฒนธรรมการ Feedback
หากจะสร้างการเปลี่ยนถ่ายจากรุ่นสู่รุ่นตามที่กล่าวข้างต้น ก็ต้องให้ความสำคัญกับระบบการประเมินพนักงาน ที่ผ่านมา องค์กรเชื้อสายญี่ปุ่นในไทยจำนวนมากมักใช้ระบบการขึ้นเงินเดือนโดย “พิจารณาตามระดับความอาวุโส” หรือ “ขึ้นเงินเดือนอัตราเดียว” แต่ปัจจุบัน หลายแห่งกำลังค่อย ๆ เปลี่ยนมาใช้ระบบที่ก่อให้เกิดผลการประเมินหลากหลาย

ความหลากหลายด้านการประเมินสำคัญก็จริง แต่สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่า คือ การสร้าง “วัฒนธรรมการ Feedback” องค์กรจำเป็นต้องบอกกล่าวให้พนักงานเข้าใจอย่างชัดเจนว่า “เขายังบกพร่องในด้านใด” โดยอ้างอิงจากนโยบายของผู้บริหารระดับสูงที่ผมกล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ด้วยเหตุนี้ เราจึงควรทบทวนเกณฑ์การประเมินดูว่า มีการระบุประเด็นที่บริษัทคาดหวังจากพนักงานอย่างครบถ้วนหรือไม่ ถ้ายังไม่ครบ ก็เติมส่วนนั้นให้ครบถ้วน นอกจากนี้ เวลาที่ Feedback ก็จำเป็นต้องใช้ทักษะการสื่อสาร กล่าวคือ สื่อใจความชัดเจน และ คำนึงถึงความรู้สึกของผู้ฟังไปพร้อมกัน ไม่เอาแต่บอกถึงประเด็นที่อีกฝ่ายควรปรับปรุงแบบขอไปที การพัฒนาให้ผู้บริหารระดับสูง รวมทั้งเหล่า Manager มีทักษะการ Feedback จึงมีความสำคัญเช่นกัน

นอกจากนี้ หากจะสร้างความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ก็ต้องพิจารณา Cycle การประเมินพนักงานด้วย กล่าวคือ การเพิ่มโอกาสให้หัวหน้าได้ Feedback ลูกน้องบ่อยครั้งขึ้น เช่น เปลี่ยนจากประเมินปีละ 1 ครั้ง เป็นปีละ 2 ครั้ง หรือ จะเพิ่มจำนวนการประชุมพิจารณาผลงานโดยไม่เปลี่ยนความถี่ในการประเมินก็ได้เช่นกัน

4. การสื่อสาร: เพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรด้วยการปรับเปลี่ยนการประชุม
ประเด็นสุดท้าย คือเรื่อง “การประชุม” ซึ่งเป็นขั้นตอนงานที่องค์กรยังสามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นได้อีกมาก การประชุมซึ่งไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การประชุมซึ่งพูดเรื่องนอกประเด็น การประชุมซึ่งมีผู้พูดฝ่ายเดียว และ ไม่ก่อให้เกิดความตื่นตัว การประชุมข้างต้นนี้ล้วนบั่นทอนประสิทธิภาพการทำงาน เพียงแค่เปลี่ยนวิธีการประชุม องค์กรก็สามารถพัฒนาประสิทธิภาพได้เป็นอย่างมาก ยิ่งการประชุมของชาวไทย  จากที่บริษัทผมเห็นมา พบว่าเรื่องราวมักออกนอกประเด็นได้ง่ายมาก และ ยังไม่มีการบริหารเวลาที่ดี จึงเรียกได้ว่าเป็นขั้นตอนงานที่ยังสามารถปรับปรุงได้อีกมาก

ควรกำหนดกฎเกณฑ์ด้านการประชุมอย่างชัดเจน เช่น “ต้องกำหนดเป้าหมายของการประชุม และ แบ่งเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อ” “ต้องกำหนดว่าจะทำอะไร และ กำหนดผู้รับผิดชอบงานในตอนท้ายของการประชุม” เป็นต้น แล้วก็ควรมี Facilitator (ผู้ดำเนินการประชุม) ซึ่งบริหารจัดการให้การประชุมมีประสิทธิภาพ โดยเขาควรมีความสามารถในการ “กำกับดูแลให้ผู้เข้าประชุมส่วนใหญ่ได้มีโอกาสออกความเห็น” “สรุปข้อมูลลงบนกระดานเพื่อที่หัวข้ออภิปรายจะได้ไม่หายเข้ากลีบเมฆ” เป็นต้น เมื่อการประชุมมีความกระชับรัดกุม การทำงานก็จะกระฉับกระเฉง ทรัพยากรขององค์กรก็จะสูญเปล่าน้อยลง

ทั้งหมดนี้ คือ หัวข้อหลัก 4 ประการที่จำเป็นต่อการสร้าง “องค์กรที่รับมือกับความเปลี่ยนแปลงได้ดี” ในปีค.ศ. 2020 นี้ เศรษฐกิจไทยจะเป็นอย่างไรผมก็ไม่อาจรู้ได้ “สร้างองค์กรให้แข็งแกร่งเพื่อตอบรับภาวะความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่อาจเกิดขึ้น” การมองความเปลี่ยนแปลงด้วยทัศนคติข้างต้น แล้วดำเนินการปฏิรูปภายในองค์กรนั้นย่อมก่อให้เกิดประโยชน์ เราอาจจะไม่ถึงกับต้องกล่าวว่า “เศรษฐกิจหดตัวนั้นยิ่งเป็นเรื่องดี” แต่ผมคิดว่าสิ่งที่สำคัญนั้น คือ “การพร้อมเผชิญกับความเปลี่ยนแปลง” ไม่เกรงกลัวความเปลี่ยนแปลงครับ

—–

ในปีค.ศ. 2020 นี้ บริษัท Asian Identity ก็จะจัดคอร์สอบรมอย่างหลากหลายโดยยึดคำว่า Asian Identity College เป็นประเด็นหลัก เรามีคอร์สยอดนิยมจำนวนมาก เช่น “HR College” สำหรับผู้ที่ปฏิบัติงานด้าน HR และ “Identity Leadership Workshop” ซึ่งเป็นคอร์สสำหรับผู้เป็นหัวหน้างาน หากท่านสนใจ กรุณาศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้เลยนะครับ

ข้อมูลคอร์สอบรม AI College 2020: https://asian-identity.com/hr-egg-th/event

 

Credit:
Photo by Samson from Unsplash
Photo by Austin Distel from Unsplash
Photo by Priscilla Du Preez from Unsplash
Photo by Product School from Unsplash
Photo by mentatdgt from Pexels
Photo by Christina Morillo from Pexels

 

[content_block id=1898 title=yes title_tag=h3]