HR Blog
ทบทวนวิธีการทำงานร่วมกับทีมอย่างมีประสิทธิภาพในช่วง Work From Home
13 พ.ค..2021ในขณะที่ผู้เขียนกำลังเขียนบทความนี้อยู่ เชื่อว่าหลาย ๆ ท่านก็ได้ work from home (wfh) มาเป็นระยะเวลาประมาณหนึ่งเดือนแล้ว หลังจากที่เกิดการระบาดของเชื้อ Covid-19 ระลอกที่สาม หรือบางท่านก็อาจจะทำงานจากที่บ้านยาวมาตั้งแต่ปีก่อน จนตอนนี้ชินกับการใช้ชีวิตแบบใหม่ไปแล้ว ซึ่งพอเราเริ่มชินและเริ่มที่จะจดจ่อแต่กับงานตรงหน้า ก็มีโอกาสได้สูงที่เราจะลืม หรือบางทีก็มองข้ามสิ่งสำคัญในการทำงาน ที่เราเคยใส่ใจในช่วงแรก ๆ ตอนที่ต้องปรับตัวกับการ wfh โดยเฉพาะในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน
ผู้เขียนจึงอยากใช้โอกาสนี้เพื่อแชร์แนวคิดและวิธีการง่าย ๆ ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ให้ทุกท่านได้ทบทวน และหันกลับมาตรวจสุขภาพในการทำงานทั้งของตัวเองและทีมของท่าน โดยแนวคิดที่ผู้เขียนจะมาแชร์ มีดังต่อไปนี้ค่ะ
1. สื่อสารเพื่อสร้างความผูกพัน
หัวข้อแรกนี้อาจมีความสำคัญกับผู้ที่เป็นผู้ประกอบการและผู้บริหารเป็นหลัก เพราะเป็นการที่บุคคลเหล่านี้จะต้องคอยสื่อสารอยู่เป็นระยะ ให้พนักงานทุกคนได้รับทราบถึงสถานภาพ ทิศทาง และเป้าหมายของบริษัท ณ ปัจุบัน ที่อาจจะมีการเปลี่ยนแปลงจากสถานการณ์ Covid-19 ซึ่งการสื่อสารนี้สามารถทำได้ผ่านการจัดประชุมออนไลน์แบบสั้น ๆ ภายในแต่ละทีม หรือจะเป็นการประชุมแบบ Town Hall ผ่านโปรแกรม Zoom ก็ได้เช่นกัน โดยการสื่อสารทิศทางของบริษัทจะช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานรู้สึกว่าถูกทอดทิ้ง รู้สึกกังวลจากความไม่แน่นอน และคิดมากจากการที่ต้องอยู่คนเดียวที่บ้านโดยมีเพียงข่าวสารจากสื่อออนไลน์เป็นที่พึ่ง
ในส่วนของพนักงาน สิ่งที่สามารถทำได้เองเพื่อรักษาความรู้สึกผูกพันและความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน ในขณะที่ต้องทำงานห่างกัน คือการจัดและนัดเวลาอย่างเป็นทางการเพื่อพูดคุยสังสรรค์ ซึ่งจะไม่ใช่การคุยเรื่องงาน แต่เป็นการคุยสัพเพเหระ ถามไถ่สารทุกข์สุขดิบซึ่งกันและกัน ถือเป็นการทดแทนปฏิสัมพันธ์ที่ปกติแล้วจะเกิดขึ้นในออฟฟิศ โดยคนในทีมสามารถตกลงกันได้เองว่าจะคุยกันเมื่อไหร่ ถี่ขนาดไหน หรือผ่านช่องทางใด
นอกจากนี้ เพื่อการทำงานที่ราบรื่น และเพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดกันระหว่างคนในทีม ทุกคนในทีมยังสามารถตกลงกันถึงกฎเกณฑ์การทำงานร่วมกันในช่วง wfh ได้ ยกตัวอย่างเช่น เรื่องของช่องทางและระบบในการรายงานความคืบหน้าของงาน เป็นต้น หรือถ้าหากทีมของท่านมีกฎอยู่แล้วจากการ wfh ครั้งก่อน ทุกคนในทีมก็ควรจะทบทวนและคุยกันว่าจะยังทำตามกฎเดิม หรือว่าเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่
2. สร้างความรู้สึกปลอดภัยในการสื่อสาร
บ่อยครั้งที่การทำงานจากที่บ้านทำให้เราไม่กล้าที่จะติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน หรือแสดงความคิดเห็นในที่ประชุมแบบออนไลน์ ไม่ว่าจะเพราะความเกรงใจหรือความกลัว ที่เกิดจากการที่เราไม่เห็นปฏิกิริยาของอีกฝ่าย หรือสัมผัสบรรยากาศ รวมถึงจับจังหวะการพูดคุยได้ ฉะนั้นเริ่มแรก สิ่งที่หัวหน้าทีมควรทำคือ การสร้างบรรทัดฐานให้กับทีมในเรื่องของทัศนคติเกี่ยวกับการเคารพซึ่งกันและกัน ผ่านการสื่อสารความคาดหวังของตนต่อทีม
มากไปกว่านั้น เราเองในฐานะสมาชิกของทีมคนหนึ่ง ก็สามารถสื่อสารให้คนอื่นรับทราบได้ว่าตนพร้อมที่จะให้ติดต่อมาได้ทุกเมื่อ หรือถ้ามีเวลาเฉพาะเจาะจงที่เปิดเป็นเวลาให้ปรึกษางาน ก็สามารถแจ้งผู้อื่นไว้ได้ เป็นการลดอาการเกรงใจ โดยเฉพาะของน้อง ๆ ในทีม และอีกอย่างที่ทำได้ง่าย ๆ คืออย่าลืมที่จะกล่าวขอบคุณให้เป็นเรื่องปกติเมื่อมีคนแสดงความคิดเห็น เพื่อทำให้อีกฝ่ายรับรู้ว่าการมีส่วนร่วมของเขานั้นมีคุณค่าต่อทีม
3. ใส่ใจและสื่อสารอย่างมีสติ
เมื่อเรา wfh ข้อมูลสำคัญในการสื่อสารที่หายไปหรือสัมผัสได้ยากขึ้น คือภาษากาย เช่น สีหน้าและท่าทางของอีกฝ่าย ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดการเข้าใจผิดในการสื่อสารได้ง่าย ด้วยเหตุนี้จึงมีความจำเป็นที่เราจะต้องเพิ่มความละเอียดอ่อนในการคิดพิจารณาก่อนที่จะส่งสารอะไรบางอย่างออกไป ยกตัวอย่างเช่น การเลือกใช้สื่อให้เหมาะสมกับลักษณะของข้อความและจุดประสงค์ในการสื่อสาร ถ้าหากเราต้องการหารือเรื่องงาน เพื่อระดมไอเดียจากทีม สื่อที่เราควรใช้คงไม่ใช่ LINE แชท แต่เป็นสื่อที่สามารถสร้างการมีส่วนร่วม และสามารถถ่ายทอดข้อมูลที่มีความละเอียดได้อย่างถูกต้อง เช่น video conference call เป็นต้น
นอกจากนี้ เราต้องอย่าลืมที่จะสื่อสารจากมุมมองของผู้รับสาร และไม่คิดไปเองว่าอีกฝ่ายน่าจะรู้อะไร หรือเข้าใจอะไรไม่เข้าใจอะไร เพราะจะทำให้เกิดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนได้ จากช่องว่างระหว่างข้อมูล (information gap) ที่พบได้บ่อยเวลาคนในทีมไม่ได้ทำงานใกล้ชิดกัน โดยเวลาคุยงาน หรือขอคำปรึกษาจากใครก็ตาม เราควรเริ่มจากการเล่าถึงที่มาที่ไปของเรื่องที่กำลังก็พูดถึง คอยถามเพื่อตรวจสอบความเข้าใจของอีกฝ่ายอยู่เป็นระยะ ๆ และสื่อสารอย่างชัดเจนในแบบที่ไม่ต้องมีการตีความเพิ่มเติม
สิ่งสุดท้ายที่อยากจะฝากไว้ คือความใส่ใจที่จะตอบข้อความของผู้อื่น เพราะความเงียบก็เสี่ยงต่อการถูกตีความในแง่ลบได้เช่นกัน โดยอีกฝ่ายอาจจะคิดว่าเราไม่สนใจ หรือรำคาญเขาจึงไม่อยากตอบกลับ และถึงแม้ว่าในความเป็นจริงเราจะกำลังยุ่งอยู่ เราก็สามารถตอบกลับแบบรวดเร็วสักเล็กน้อยได้ว่าเราได้รับข้อความแล้ว และเดี๋ยวจะตอบกลับภายหลัง เพื่อไม่ให้เกิดการผิดใจกัน
หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์แก่ท่านผู้อ่านทุก ๆ ท่านไม่มากก็น้อย และหากท่านไหนมีเคล็ดลับหรือเทคนิคอื่น ๆ ในการทำงานจากที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ อย่าลืมมาเล่าสู่กันฟังนะคะ
——————-
> Subscribe เพื่อติดตามข่าวสารน่าสนใจ และบทความแนะนำที่คนทำงานไม่ควรพลาด:
https://asian-identity.com/hr-egg-th/subscribe
> ติดต่อเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือคุยกับที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคล:
https://asian-identity.com/hr-egg-th/contact
Credit: Photo by Artem Podrez from Pexels
[content_block id=1898 title=yes title_tag=h3]
