Asian Identity

AI NEWSLETTER Vol.17 ปฏิรูปวัฒนธรรมองค์กรในไทยอย่างท้าทายด้วย การ “Visualization” – AUGUST , 2018

24 ก.ค..2019

ปฏิรูปวัฒนธรรมองค์กรในไทยอย่างท้าทายด้วย การ “Visualization”

ได้นําเสนอมุมมองการทํางานด้าน HR จากผู้รั บผิดชอบและผู้บริหารตัวจริงจากหลากหลาย อุตสาหกรรม และโอกาส ทั้งจากบุคคลกรชาวไทยและชาวญี่ปุ่นผู้ดําเนินงานนโยบายและลงมือแก้ปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ ร่วมกันเพื่อพัฒนาองค์กรในไทย ในคร้ังนี้ เราได้มีโอกาสพูดคุยกับคุณคุสุโมโตะ คุณอาโอกิ และคุณเก๋ ทั้งสามท่านดูแลงาน ด้าน HR ที่บริ ษัท โตโยต้า ทูโช เน็กซ์ตี อิเล็กทรอนิกส์ (ไทยแลนด์ ) จํากัด* (เรียกย่อว่า NETH) NETH คือสํานักงานใน ประเทศไทยของบริษัทเน็กซ์ตี อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นบริษัทในเครือโตโยต้า ทูโช บริษัทเน็กซ์ตี อิเล็กทรอนิกส์เป็นบริษัทเทรดดิ้ง ด้านอิเล็กทรอนิกส์ที่ใหญ่ที่สุดในญี่ปุ่น และเป็นบริษัทเทรดดิ้งด้านระบบอิเล็กทรอนิกส์ท่ีติดตั้งในยาพาหนะที่ใหญ่ท่ีสุดในโลกค่ะ

งานหลักๆที่สํานักงานในไทยดูแลนั้นได้แก่ งานการพัฒนาซอฟท์แวร์ติดต้ังในยานพาหนะ การค้าขายอุปกรณ์ อิเล็กทรอนิกส์สําหรับยานพาหนะและเพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิต รวมทั้งธุรกิจการพัฒนาและจัดส่งคอนเทนส์สําหรับงานด้าน IoT และ Mobility service และการพัฒนา Platform สําหรับวิเคราะห์ข้อมูล

ปีท่ีแล้ว บริษัทแห่งนี้ ได้ริเริ่มโปรเจคการจัดทําวีดีโอเกี่ยวกับพฤติกรรมท่ีองค์กรคาดหวังให้พนักงานได้ฝึกปฏิบัติ (Expected behavior เรียกย่อๆว่า EB) โดยเป็นวีดีโอที่ทําให้พนักงานเห็นภาพ (visualization) ของ Expected behavior เช่น ถ้าเป็นเรื่อง “Leadership & Communication” คนในวีดีโอก็จะกล่าวสื่อสารอย่ างง่าย ๆ ว่า “พนักงานควรแสดงพฤติกรรม ดังกล่าวให้เห็นเป็นรูปเป็นร่างอย่างไรจึงเหมาะสม” ในจดหมายข่าวนี้ เจ้าหน้าที่ทั้งสามท่านได้เล่าถึงท่ีมา และแนวคิดเกี่ยวกับ การดําเนินโปรเจคการจัดทําวีดีโอดังกล่าวค่ะ

*ในเดือนเมษายน พ.ศ. 2561 บริษัท โตโยต้า ทูโช อิเล็กทรอนิกส์ (ไทยแลนด์) จํากัด จํากัด และ บริษัท โทเมน อิเล็กทรอนิกส์ (ประเทศไทย) จํากัดได้ทําการ ควบรวมกิจการแล้วเปลี่ยนช่ือบริษัทเป็น บริษัท โตโยต้า ทูโช เน็กซ์ตี อิเล็กทรอนิกส์ (ไทยแลนด์) จํากัด

AI : รบกวนทั้งสามท่านแนะนําตัวคร่าว ๆ ด้วยค่ะ
KUSUMOTO： ตอนอยู่ที่ญี่ ปุ่นผมรับผิดชอบงานฝ่าย HR ดูแลงาน ด้านการจ้างงาน และระบบ HR ต่างๆ หลังจากสั่งสมประสบการณ์งาน ด้าน HR ในระดั บหนึ่ง ผมก็เข้ามารับผิดชอบงาน HR ที่ NETH ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2550 ปัจจุบัน ผมสังกัดแผนก HR ดูแลงานด้านการปฏิรูปองค์กร โดยเน้นงานด้านการวางแผน และนําระบบ MBO เข้ามาใช้งาน รวมทั้งการ วางโครงสร้างระบบการสรรหาบุคลากร เป็นต้นครับ

ผมศึกษาจบด้าน MBA จากยุโรปตอนอายุ 20 กว่า ๆ ผมสนใจเกี่ ยวกับ ที่มาของแรงจูงใจของคนเรา และกลไกการประพฤติปฏิบัติของคนใน องค์กร ผมก็เลยเลือกทํางานด้าน HR ครับ

AOKI： ปัจจุบัน ดิฉันดูแลงานด้านการจ้างงาน การวางแผนและดําเนิน การฝึกอบรมพนักงานค่ะ ดิฉันเคยทํางานที่บริษัทผู้ผลิตสารเคมี ดิฉัน สนใจเกี่ยวกับกลไกการขับเคลื่อนบุคลากรตั้งแต่ตอนนั้นแล้วค่ะ เป็นสิ่งที่ผู้ ดูแลงานด้านการบริหารจําเป็นต้องพิจารณาถึงค่ะว่าจะทําให้บุคคลากรเข้า มามีส่วนเกี่ยวข้องในขั้นตอนการทํางานต่างๆอย่างไรบ้าง ตั้งแต่ขั้นตอน การพัฒนาผลิตภัณฑ์จนถึงขั้นตอนการจําหน่าย ตอนนั้นก็เลยเรียน MBA ไปและทํางานไปด้วย ดิฉันรู้สึกสนใจงานด้านการบริหาร งาน HR จน สุดท้ายก็เลยได้เข้ามาดูแลงานที่นี่ค่ะ

KAY： ดิฉันทํางาน HR ที่ NETH มา 6 ปีแล้วค่ะ ปัจจุบันทํางานด้านการ วางแผนจัดอบรมบุคลากร และเป็น FACILITATOR เวลาจัดอบรมภายใน บริษัทค่ะ นอกจากนี้ดิฉันยังดูแลงานอื่นๆด้วย เช่น การใช้ระบบ MBO งาน เกี่ยวกับเงินเดือน และสวัสดิการค่ะ ตั้งแต่สมัยเรียน ดิฉันชอบกิจกรรมที่ ต้องนําพาคนอื่นๆเข้ามามีส่วนร่วมค่ะ ตอนที่เรียนอยู่ก็ได้มีโอกาสไป ฝึกงาน HR ที่บริษัทแห่งหนึ่ง จากนั้นก็ทํางานด้าน HR มาตลอดเลยค่ะ

AI : โปรเจคการจัดทําวีดีโอเกี่ยวกับ EXPECTED BEHAVIOR (EB) เป็นโปรเจคการทํางานที่น่าสนใจทีเดียวเลย รบกวนทุกท่านช่วยเล่าถึงที่ มาที่ไปของการจัดทําวีดีโอ และอุปสรรคระหว่างทําโปรเจคนี้ได้ไหมคะ
AOKI： EXPECTED BEHAVIOR มีทั้งหมด 11 หัวข้อค่ะ เช่ น “LEADERSHIP & COMMUNICATION” และ “PROBLEM SOLVING” เป็นต้นค่ะ พนักงานในองค์ออกความเห็นว่า “แค่กําหนดเป็นคํา ๆ เฉย ๆ พวกเขายังไม่ค่อยเห็นภาพว่าองค์กรอยากให้ปฏิบัติอย่างไร” นอกจากนี้ถ้า มีแค่คําศัพท์ แต่ละคนก็จะตีความแตกต่างกันออกไป

ตอนนั้นทางเราก็เลยวางแผนจัดทําวีดีโอขึ้นมาเพื่อให้ทุกคนเข้าใจ EXPECTED BEHAVIOR ง่ายยิ่งขึ้ น และเพื่ อป้องกันการตีความคลาด เคลื่อนค่ะ เราปรึกษากับหัวหน้าของแต่ละแผนก แล้วคัดเลือกบุคคล 11 คน ที่ปฏิบัติตาม EXPECTED BEHAVIOR อย่างเด่นชัดขึ้นมาเป็นตั วแทนEXPECTED BEHAVIOR แต่ละหัวข้ อ จากนั้นเราก็สัมภาษณ์ตัวแทนดังกล่าว โดยให้พวกเขาเล่าถึงเรื่องราวที่แสดงถึง EXPECTED BEHAVIOR ค่ะ โปรเจคมีรูปแบบคร่าวๆประมาณนี้ค่ะ

KUSUMOTO： อย่างหัวข้อ ”LEADERSHIP” หรือหัวข้อ “COMMUNICATION” ก็มีความหมายในเชิงนามธรรมสูงมาก แต่ ถ้าอธิบายถึงพฤติกรรมอย่างชัดเจนเกินไป ก็อาจจะทําให้สับสนได้เช่นกันครับ เช่น พฤติกรรมที่แสดงถึง “LEADERSHIP” ที่ วิศวกรพึงกระทําก็อาจจะไม่เหมือนกับพฤติกรรมที่แสดงถึง “LEADERSHIP” ที่เจ้าหน้าที่แผนก CORPORATE พึงกระทําครับ การอธิบายอย่างกลาง ๆ ไม่เป็นนามธรรม หรือเป็นรูปธรรมเกินไปเป็นขั้นตอนงานที่ลําบากมากครับ ผมอภิปรายเรื่องนี้กับ ท่านประธานอย่างละเอียด แล้วได้กําหนด KEYWORD ที่แสดงถึงใจความสําคัญของ EXPECTED BEHAVIOR แต่ละหัวข้อ

เช่น เรื่องการ “ยินดี” เราแปลคํานี้เป็นภาษาญี่ปุ่นว่า “OMOTENASHI” ผมได้พูดคุยกับท่านประธานเพื่อเจาะลึกถึงความหมาย ของคําว่า “ยินดี” นี้ครับ เราถกกันว่าบริษัทของเรามองว่าการ”ยินดี” คืออะไร และได้คําตอบว่ามันคือ “การมองล่วงหน้าไป ก่อนว่าอีกฝ่ายจะรู้สึก หรือคิดอย่างไร แล้วทําให้อีกฝ่ายรู้สึกประหลาดใจ หรือซาบซึ้งใจ” และ “การให้ความสําคัญกับความ ประทับใจแรกพบ การทักทายกันอย่างสมํ่าเสมอ และการรักษามารยาท” เราพูดคุยกันและกําหนด KEYWORD ที่แสดงถึงใจ ความสําคัญของ EXPECTED BEHAVIOR ทั้ง 11 หัวข้อซ่ึงเป็นคําศัพท์ท่ีมีความเป็นนามธรรมสูงครับ

ถ้าเราแค่บอกกับพนักงานว่า “กรุณาทําพฤติกรรมที่แสดงถึงความยินดี หรือ OMOTENASHI ด้วย” ทุกคนคงไม่เข้าใจแน่ๆ ครับ ควรอธิบายว่าพฤติกรรมการยินดีของบริษัทเราคือการพิจารณาว่า ระหว่างที่ทํางาน พนักงานสามารถทําให้ลูกค้า หรือ คนอื่นๆรู้สึกว่า “คุณทําเพื่อผม/ดิฉันขนาดนี้เลยเหรอ” KEYWORD เหล่านี้แสดงถึง EXPECTED BEHAVIOR ของบริษัทเราซึ่ง เป็นที่เข้าใจได้ทุกภาคส่วน และเป็นปัจจัยที่ช่วยสืบสานวัฒนธรรมองค์กรของเราครับ

KAY： ดิฉันเป็นคนสัมภาษณ์ตัวแทน 11 ท่านค่ะ รู้สึกได้เลยว่าเร่ืองราวที่ตัวแทนทั้ง 11 ท่านเล่านั้นมีความเป็ นเอกลักษณ์ และเกิดจากแนวคิดที่ทุกท่านได้รับผ่านประสบการณ์ของตนเองค่ะ

AI : ประทับใจผู้ให้สัมภาษณ์ท่านไหนเป็นพิเศษไหมคะ
AOKI： ท่านที่เล่าเรื่องราวเกี่ยวกับ “การยินดี (OMOTENASHI)” ค่ะ ผู้ให้สัมภาษณ์ท่านนี้ซัพพอร์ตงานต่าง ๆ ภายในบริษัท ค่ะ เนื่องจากเป็นงานซัพพอร์ต เนื้องานจึงไม่ค่อยมีความโดดเด่นถึงขั้นที่คนอื่นจะสนใจ แต่การสัมภาษณ์เจ้าหน้าที่ท่านนี้ทําให้ ดิฉันได้รู้ถึงทัศนคติ และแนวคิดที่เจ้าหน้าที่ท่านนี้มีต่องานของตนค่ะ เขาทําให้เราเห็นภาพของการ “คิดเผื่อไว้ล่วงหน้าเสมอ และ ทําให้ผู้อื่นรู้สึกว่า เขาทําเพื่อเราขนาดนี้เลยหรือ” เจ้าหน้าที่ท่านนี้ถามตัวเองเสมอว่าตัวเขาควรทําอะไร ผู้อื่นจึงจะดีใจ ทําตนเป็น ประโยชน์ต่อผู้อื่นอย่างไรได้บ้าง แม้กระทั่งการนําเอกสารไปให้ท่านประธานลงชื่อ เขาก็ทําอย่างตั้งใจที่สุด ทัศนคติการทํางาน ของเขาทําให้ได้เรียนรู้หลายสิ่งค่ะ

KUSUMOTO： ผมประทับใจทุกเรื่องที่ผู้ให้สัมภาษณ์ทั้ง 11 ท่านเล่าให้พวกเราฟังครับ ท่ีประทับใจมากท่ีสุดคือท่านท่ีเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับ EXPECTED BEHAVIOR หัวข้อ TALENT FOSTERING (พัฒนาบุคคลที่มีพรสวรรค์และความ สามารถ) คนมากมายมักกล่าวว่า การพัฒนาบุคลากรมีความสําคัญ แต่มีไม่กี่ คนที่เข้าใจว่าทําไมการพัฒนาบุคลากรถึงมีความสําคัญ แต่ผู้ให้สัมภาษณ์ท่านน้ีได้บอกกับพวกเราตอนที่เขาเล่าเร่ืองราวของ ตนเองครับ เขากล่าวว่างานของผู้เป็นหัวหน้างานคือการสร้างคนขึ้นมาแทนตนเอง พัฒนาคนข้ึนมารับช่วงงานต่อจากตน สิ่งนี้คือความหมายที่แท้จริงของคําว่าพัฒนาบุคลากร เมื่อพัฒนาพนักงานมารับช่วงงานต่อ ตัวเราเองจะได้ก้าวสู่ข้ันต่อไป หากต้องการสร้างองค์กรอันแข็งแกร่งที่สามารถเอาชนะองค์ธุรกิจรายใหญ่ระดับโลก ผู้เป็นหัวหน้างานจําต้องทําหน้าที่ พัฒนาคนขึ้นมารับช่วงงานต่อจากตน และเสริมสร้างองค์กรให้มีความแข็งแกร่ง ผู้ให้สัมภาษณ์ท่านนี้ต้องการให้ผู้ที่ทํางาน
ระดับ ผู้บริหาร ทุกคนในบริษัทมีแนวคิดดังกล่าว ดังนั้นเขาจึงต้องการให้ทุ่มเทเวลาให้กับการพัฒนาบุคลากรครับ

KAY： ท่านที่เล่าเรื่องเกี่ยวกับ EXPECTED BEHAVIOR หัวข้อ PROBLEM SOLVING (การแก้ไขปัญหา) ค่ะ เวลาทํางาน คน เรามักจะต้องเผชิญกับปัญหาต่างๆนานา ผู้ให้สัมภาษณ์เล่าถึงตอนที่ทุกคนในทีมพยายามทํางานร่วมกันเพื่อแก้ปัญหา เขา กล่าวว่าพนักงานรุ่นใหม่ ๆ ที่อยู่หน้างานจริง ๆ เข้าใจถึงปัญหาได้ดีกว่าหัวหน้างานท่ีเป็นผู้รับผิดชอบ ดังนั้น การรับฟังความ เห็นของพนักงานรุ่นใหม่ ๆ และเจ้าหน้าที่แผนกอื่น ๆ อย่างตั้งใจจึงมีผลสําคัญมากต่อการแก้ไขปัญหา เขากล่าวว่ายิ่งตําแหน่ง สูงข้ึน ยิ่งต้องพยายามรับฟังความเห็นต่างๆอย่างเปิดกว้างค่ะ ที่จริง ดิฉันประทับใจในเรื่องราวของผู้ให้สัมภาษณ์ทั้ง 11 ท่าน เลยค่ะ

AI : หลังทําโปรเจคจัดทําวีดีโอเกี่ยวกับ EXPECTED BEHAVIOR เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในบริษัทอย่างไรบ้างคะ
KAY： ทางเราจัดอบรมเรื่อง EXPECTED BEHAVIOR ทั้ง 11 ประการเพื่อให้พนักงานพิจารณาว่าเวลาอยู่หน้างานตนควร ปฏิบัติ (ACTION) ตาม EXPECTED BEHAVIOR ทั้ง 11 ประการอย่างไรบ้าง ตอนที่อบรม เราใช้วีดีโอที่ทําขึ้นในการสื่อสารให้ พนักงานเข้าใจถึง EXPECTED BEHAVIOR ภายในบริษัทค่ะ ดิฉันพบว่า ACTION ที่พนักงานเขียนตอบมามีความสอดคล้อง กับความหมายท่ีบริษัทต้องการได้มากกว่าเมื่อก่อนค่ะ

KUSUMOTO： ตอนคุยกันเพ่ื อกําหนดเป้าหมายการทํางานตามระบบ MBO ทางเราส่งเสริมให้หัวหน้างาน และ ลูกน้องกําหนดว่าจะปฏิบัติงานโดยเน้น EXPECTED BEHAVIOR หัวข้อใดหัวข้อหนึ่งเป็นพิเศษจากทั้งหมด 11 หัวข้อครับ ตอนที่ หัวหน้าและลูกน้องพูดคุยกันเรื่องเป้าหมายการทํางาน พวกเขาจะได้ทบทวนผลงานการทําตามหลัก EXPECTED BEHAVIOR ด้วย ทําให้แต่ละคนได้ยินได้ฟัง KEYWORD ต่าง ๆ ที่สื่อถึง EXPECTED BEHAVIOR ได้บ่อยยิ่งขึ้น ผมคิดว่ากระบวนการเหล่านี้ จะทําให้คนในองค์กรซึมซับหลักการ EXPECTED BEHAVIOR มากขึ้นเรื่อย ๆ ครับ

AOKI： ดิฉันคิดว่า EXPECTED BEHAVIOR กําลังกลายเป็น MUTUAL KEYWORD ของคนในองค์กรค่ะ ทุกคนรับรู้ว่ามัน เป็นสิ่งที่ทุกคนควรให้ความสําคัญ อภิปรายงานต่าง ๆ โดยยึด EXPECTED BEHAVIOR เป็นที่ตั้งไม่ว่าจะเป็นเรื่องมาตรฐาน การจ้างงาน หรือเรื่องการประเมินผลงานค่ะ

AI : ทั้งสามท่านรู้สึกว่าตัวเองเปลี่ยนแปลงไปหลังได้ทําโปรเจคจัดทําวีดีโอ EXPECTED BEHAVIOR ไหมคะ
AOKI： ที่ผ่านมา ตัวดิฉันเองรู้สึกว่าเป็นการยากที่เราจะให้คําจํากัดความ หรือความหมายของข้อความต่าง ๆ ที่บริ ษั ท กําหนด เช่น ปรัชญาองค์กร วิสัยทัศน์ และนโยบายการประพฤติปฏิบัติค่ะ แต่การใช้วีดีโอ และรูปภาพเข้ามาช่วยทําให้เห็นภาพ (MIERUKA หรือ VISUALIZATION) สามารถทําให้ดิฉันให้ความหมายข้อความเหล่านี้ได้ พอทําโปรเจคนี้ก็ทําให้ตระหนักถึงเรื่อง นี้ยิ่งขึ้นค่ะ

KAY： ดิฉันเป็น FACILITATOR และ TRAINER ภายในของบริษัท เป็นผู้จัดกิจกรรมที่ทําให้ พนักงานเข้าใจ EXPECTED BEHAVIOR และให้พนักงานคิดว่าจะ ACTION อย่างไรหน้างาน ที่ผ่านมาตัวดิฉันเองก็คิดว่าตนเข้าใจ EXPECTED BEHAVIOR ในระดับหนึ่งค่ะ แต่พอได้ฟังเรื่องราวที่ผู้ให้สัมภาษณ์เล่าตอนที่เราจัดทําวีดีโอ ก็ทําให้โลกทัศน์กว้างขวางยิ่งขึ้นค่ะ รู้สึกว่า “ตีความแบบนี้ก็ได้น่ี” เวลาท่ีจัดอบรมวิธีการเล่าเรื่องราวต่าง ๆ ก็เลยเปลี่ยนไปด้วยค่ะ

KUSUMOTO： คุณอาโอกิ และคุณเก๋ดูแลงานด้านการฝึกอบรม จึงรู้สึกได้ถึงความเปลี่ยนแปลงของคนหน้างาน แต่ผมยัง ไม่ค่อยรู้สึกถึงความเปลี่ยนแปลงของหน้างานครับ รู้สึกว่าน่าจะใช้เวลาครับ ไม่ใช่แค่บอกให้ทุกคนดูวีดีโอเฉย ๆ แต่ต้องสร้าง ระบบงานที่ทําให้พนักงานรู้สึกว่าต้องการดูวีดีโออย่างใส่ใจเพื่อพัฒนาพฤติกรรมของตนให้สอดคล้องกับ EXPECTED BEHAVIOR ยิ่งขึ้น ผมคิดว่าประเด็นนี้เป็นการบ้านที่เราต้องคิดต่อครับ ผมต้องการทุ่มเทเพื่อสร้างระบบงานที่ทําให้พนักงาน มองว่า EXPECTED BEHAVIOR เป็นสิ่งที่เขาควรรับผิดชอบ และสามารถแสดงออกผ่านการกระทําของตนเองครับ