Asian Identity

เวลาไม่อยากพูดเรื่องที่ลำบากใจ แต่จำเป็นต้องพูด ควรทำอย่างไรดี?

06 ธ.ค..2019

เดือนธันวาคมปีนี้ มาพร้อมกับลมหนาวเย็นๆ สบายๆ ที่เราไม่ได้เจอมาแล้วหลายปี ผู้เขียนอยากจะให้อากาศแบบนี้อยู่ไปนานๆ เลยค่ะ แน่นอนว่า ช่วงนี้ใกล้ได้หยุดยาวปีใหม่ และอากาศดีๆ ก็ทำให้อารมณ์เราดีได้ด้วยเช่นกัน

แต่สำหรับบางท่านที่เป็นหัวหน้า อาจจะมีเรื่องลำบากใจที่ต้องคิดคือ เรื่องการประเมินผลงานประจำปีของคนในทีม ถ้าผลประเมินออกมาดีเป็นที่น่าพอใจ โบนัสเยอะ เงินเดือนได้ปรับขึ้น ก็สามารถแจ้งผลได้อย่างสบายๆ บรรยากาศไม่ตึงเครียด

ในทางตรงกันข้าม ถ้าคนในทีม คนไหนได้ผลประเมินออกมาไม่ดีนัก หัวหน้าหลายๆ ท่าน อาจจะต้องกลุ้มใจว่าจะแจ้งผลประเมิน และชี้แจงสิ่งที่คนในทีมควรพัฒนาอย่างไรดี เป็นเรื่องที่น่าลำบากใจไม่น้อยเลยทีเดียวสำหรับหลายๆ ท่านใช่ไหมคะ

วันนี้ผู้เขียนมีเทคนิค 4 ข้อ ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ในเวลาที่เราจำเป็นต้องพูดเรื่องที่ลำบากใจ มาแบ่งปันกันค่ะ

1) เตรียมทัศนคติและวัตถุประสงค์ของตนเองให้พร้อม

ก่อนการพูดคุย เราควรเตรียมอารมณ์และทัศนคติของตนเองให้พร้อมสำหรับการเป็นผู้ฟังที่ดี และพร้อมที่สื่อสาร 2 ทาง รวมถึงกำหนดเป้าหมายอย่างชัดเจนในสิ่งที่ต้องการจะสื่อสารก่อน โดยเริ่มจากการตั้งคำถามกับตนเองว่า ‘วัตถุประสงค์ในการพูดคุยครั้งนี้คืออะไร’ และ ‘เป้าหมายปลายทางที่คาดหวังจะให้เกิดขึ้นคืออะไร’ โดย list ออกมาเป็นประเด็น ตามที่ต้องการจะพูด จะช่วยให้เราไม่ลืมจุดสำคัญ และป้องกันไม่ให้เรื่องออกนอกประเด็นด้วยค่ะ

2) เลือกหาจังหวะและสถานที่ที่เหมาะสม

ควรหาช่วงเวลาที่เหมาะสม และกำหนดวันนัดหมายในการพูดคุยที่ชัดเจน เพื่อให้ทั้ง 2 ฝ่าย รับทราบล่วงหน้า และสามารถเตรียมตัวก่อนเริ่มการพูดคุย หากเป็นไปได้ ไม่ควรเลือกช่วงที่งานยุ่งเกินไป เพราะ อาจจะทำให้ทั้ง 2 ฝ่าย ไม่มีสมาธิอยู่กับเรื่องที่พูดได้ 100%  หรือผู้ฟังอาจจะไม่อยู่ในอารมณ์ที่พร้อมจะรับฟัง เนื่องจากมีความกังวลเรื่องอื่นอยู่

ทั้งนี้การเลือกสถานที่ ที่มีความเป็นส่วนตัวมากพอในการพูดคุย ก็สามารถช่วยลดช่องว่างระหว่างผู้พูดและผู้ฟังในการสื่อสารได้เช่นเดียวกัน

3) เตรียมข้อมูลและบอกเล่าจากข้อเท็จจริง

เตรียมข้อมูลให้ครอบคลุมหัวข้อที่ต้องการจะพูดให้ได้มากที่สุด และเริ่มเล่าข้อเท็จจริงให้อีกฝ่ายฟังก่อนว่า มีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นบ้างผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น หรือพฤติกรรมที่เราสังเกตเห็นจากน้องๆ ในทีม เป็นอย่างไร อย่าเพิ่งใส่ความเห็นหรือข้อสรุปที่เราคิดล่วงหน้าไปก่อน เพราะอาจจะทำให้คู่สนทนารู้สึกไม่ปลอดภัยที่จะบอกความรู้สึก หรือความคิดของเขาค่ะ

หลังจากนั้นเปิดโอกาสให้คู่สนทนาของเรา ได้เล่าถึงมุมมอง ความรู้สึก และแสดงความคิดเห็นของเขาเช่นกัน ด้วยการรับฟังอย่างตั้งใจ ไม่ด่วนตัดสินพฤติกรรมหรือคำพูดของเขา และพยายามทำความเข้าใจถึงความคิด หรือมุมมองที่แตกต่าง

4) อธิบายความคาดหวังและระดมไอเดียเพื่อหาทางออก

สุดท้าย ควรบอกความต้องการหรือ ความคาดหวังของเรา ที่อยากจะให้เกิดขึ้นหลังจากการพูดคุยในครั้งนี้ พร้อมเหตุผล เช่น ส่วนไหนที่ทำได้ดี ส่วนไหนที่ยังสามารถพัฒนาได้อีก และพฤติกรรมแบบไหนบ้างที่เราคาดหวังอยากเห็นการเปลี่ยนแปลง เพราะอะไร เป็นต้น

ระหว่างที่พูด ให้สังเกตว่าผู้ฟังแสดงภาษากายที่ไม่พอใจ หรือไม่เข้าใจอะไรกับสิ่งที่พูดบ้างหรือไม่ เพื่อเช็คให้แน่ใจว่าเราและคู่สนทนาเข้าใจและเห็นภาพตรงกัน

รวมถึงเปิดโอกาสให้คู่สนทนาของเรา ได้แสดงความคิดเห็นของเขา และช่วยกันระดมไอเดีย สำหรับหา Action plan เพื่อให้ทราบว่าต้องทำอะไรต่อจากนี้ ให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในอนาคต หรือป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเดิมขึ้นอีก ที่สำคัญคือ ทั้ง 2 ฝ่าย ต้องเห็นตรงกันว่า นี่เป็นสิ่งที่คิดมาด้วยกัน และตกลงร่วมกัน ไม่ใช่การบังคับจากฝ่ายเดียว

ท่านผู้อ่านลองนำไปปรับใช้ให้เข้ากับสถานการณ์ และสภาพแวดล้อมดูนะคะ หากท่านไหนมีเทคนิคอื่นๆ ที่ได้ลองใช้แล้ว ได้ผลดี สามารถนำมาแบ่งปัน หรือแชร์ประสบการณ์ ให้ทีมงานของเราหรือ ผู้อ่านท่านอื่นๆ ได้เช่นกันนะคะ

——————-

> Subscribe เพื่อติดตามข่าวสารน่าสนใจ และบทความแนะนำที่คนทำงานไม่ควรพลาด:
https://asian-identity.com/hr-egg-th/subscribe

> ติดต่อเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือคุยกับที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคล:
https://asian-identity.com/hr-egg-th/contact

 

Credit: รูปถ่ายโดย Christina Morillo จากเว็บ Pexels

 

[content_block id=1898 title=yes title_tag=h3]